30分会議から見えてきた3ステップ

 みなさんは、仕事で「会議」をどのくらいの時間で設定していますか? こんにちは、コンセプトデザイナーの多ぁ望です。

 私は職場で、会議を設定するときはほとんど1時間としています。

 議題が多いときは1.5時間くらい取ることもありますが。

 しかしこの時間設定にどんな根拠があるのでしょうか?

 ちょっと考えてみませんか?

 先日、予定していた時間がとれず、やむを得ず30分で会議を行ったことがありました。

 そこから見えてきたことを紹介したいと思います。

30分会議術
多ぁ望Map No.0230

 今日のトライ宣言です。

  • Try348:エクストラクション、チャンクアップ、インセプションの3ステップを分で、会議を30分で終了しよう。

  • 強烈な習慣が可能性を押しつぶす


     習慣とは怖いもの。今まで会議が1時間で開催してきたひとにとって、次の打ち合わせも1時間かかると考えます。その内容がどうであれ。

     これが強烈な習慣というもの。過去の経験にしばられて、新たな可能性を見いださない影響力を持ちます。

     何か強制的な理由があると、会議を30分でこなすことも可能です。

     いや、実はそんな理由がなくとも会議は30分でできます。

     それを実践しているのはGoogleです。Googleでは世界各国のエンジニアが短い時間でミーティングをこなして技術を開発しています。あるときはミーティング、あるときはTV会議。30分という短い単位で、推進しているとのこと。

     会議には3つのステップがあって、2つめのフォーカスに集中すれば30分で可能。

    STEP1:フロントローディング(事前の準備)
    STEP2:フォーカス(会議の実践)
    STEP3:フォロースルー(議事録の配信、アクションプランの管理)


  • Try3:会議、議事録技術の向上(ノウハウの伝承)。3ステップによる効率的な会議推進は会議の回数を減らしてくれる

  • 30分会議の実践


     実際に30分で会議をこなすためには、いくつかテクニックが必要です。これらはファシリテーションスキルと呼ばれます。今回はマインドマップをつかって実践。短い時間で結論を導くためには有効なツールです。

     決めなきゃいけないことはあらかじめ準備しておくこと(フロントローディング)。

     そしてフォーカス(会議の実践)では、参加者と議事を進行している間に、決めなきゃいけないことが増えたりします。そのたびにブランチを増やしてリアルタイムにマインドマップを広げていきます。

     そしてある程度、アイデアを発散することが出来たら、今度は収束させます。

     今回、30分で結論を導くことができたんですが、そのために必要な3つのステップが見えてきました。

    STEP1.エクストラクション

    STEP2.チャンクアップ

    STEP3.インセプション

     このキーワードは映画「インセプション」から引用してみました。

     エクストラクションとは引き抜くという意味。参加者からアイデアを引き抜くこと。ファシリテーターがある議題に対し、必要な情報をどんどん導き出すテクニックです。質問力が問われます。

     そして次のステップではエクストラクションされたアイデアを固めること。これがチャンクアップ。発散から収束に向かう手順。ここをごっちゃにしては一気にタイムロスになります。

     ゴールに必要な情報にフォーカスをあてて、結論を導きます。

     その後、インセプションを参加者にあたえるステップ。相手に情報を植え付けるという意味。つまり導かれた結論から決まったアクションプランを本人の納得の上に、引き受けてもらうこと。

     決して「会議で決まったからお願いね。」という依頼ではインセプションは成立しません。

    「ああ、それならオレがやらなきゃ。」

    「わかった。それなら僕の出番だ!」


     こんな風に、本人の意志をもって引き受けてくれれば、インセプションは成立します。

     以前「ファシリテート・ハンドル」という説明をこちらの記事でしました。

  • Try293:新しいワークショップの形=ピクチャーダイアログを実践しよう!それは共有したストーリーを可視化するワーク。

  •  ファシリテーターがハンドルを握って、舵取りをすること。

     ぜひ、インセプションが成立するように舵取りをしていってください。

  • Try348:エクストラクション、チャンクアップ、インセプションの3ステップを分で、会議を30分で終了しよう。
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