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会議ルールに新に加えたものとは?

 今日は「会議ルール」についてのレポートです。こんにちは、コンセプトデザイナーの多ぁ望です。

 ファシリテーションを学んでから、会議ルールの効果を実感し、常にルールを意識した会議を心がけてきました。

 さて、この「会議ルール」とはどんなものでしょうか?

 再び、立ち返ってみたいと思います。

会議ルール

 実は、先日ある部署で会議ルールを作りました。今までとちょっとアレンジしたので紹介したいと思います。

  • Scheme302:会議にはルールと行動指針が必要。相手の立場で考え、相手の行動を指摘しよう。

  • 会議ルールの取り組み


     最初に会議ルールを社内で実践したときは、セミナーで習った通りにやってみました。

  • Try197:会議ルールを作り、運用しよう。ルールは会議の効率化を促してくれる。

  •  このときはTチャートを使って、「すべきこと」、「すべからず」の二つの観点で項目を参加者から挙げてもらいました。その中からルールを選出し、合意しました。

     そして次の組織ではちょっとアレンジして実施。

  • Scheme159:新たな環境は、新たなトライをするチャンス。いろんなことにチャレンジしよう。

  •  ここではWチャートと勝手に名付けて3つのフレームからルールを導き出しました。それは会議に対する「不満」を洗い出します。次のフレームには不満をどうありたいか?という「理想」に変換してもらいます。そして3つ目のフレームにどうすればよいか?という「行動」を記入していきます。このような3つのステップを踏むことで、効果的なルールを導く事ができました。

    新に見えてきたもの


     さて今回の新たな取り組みを紹介します。先に紹介したように3つのフレームワークで「不満」「理想」「行動」を明記していきました。

     今までと同様に

    「遅刻者が多い。」

     と出れば、どうありたいか?に変換します。

    「全員が開始時間に揃っている。終了時間も守られている。」

     そして行動に変換します。

    「5分前集合、5分前終了とする。」

     これがルールです。

     さて、今回は参加者からこんな意見が出てきました。

    「話に割り込むひとがいる。」

     いますよね。こういうひと。同じようにどうありたいか?に変換します。

    「話を最後まで聴いてくれる(相手)」
    「話を簡潔に伝える(自分)」


     話し手と聞き手の両方にありたい姿が求められます。さてここからどうやって行動に結びつければいいでしょうか?

    「話を最後まで聴くこと。簡潔に伝えること。」

     これはルールになるでしょうか?

     みんなで考えました。

     誰かの話をさえぎるときは、何か理由があるはずです。事前に「話をさえぎるな」と言われて、その通りコミュニケーションできるひとはなかなかいないと思います。

    「ピンクの水玉の象を思い浮かべないで下さい」

     これを守れるひとはいますか?

     それと同じ。

     そこで出てきた答えは

    「相手の立場で考え、相手の行動を指摘する、気づかせる。」

     つまり本人が気づかなければ、周りのひとたちが気づかせてあげればいいんです。

     そしてこれを「ルール」とは区別して「行動指針」としました。

     今回のチームではルール5箇条と行動指針5箇条を掲示して今後、会議を進めていきます。
     
  • Scheme302:会議にはルールと行動指針が必要。相手の立場で考え、相手の行動を指摘しよう。
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