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Skype会議を25人でやるとどうなるか?

 こちらで宣言したタスクをさっそく実行しました。

  • Task140:望(のぞみ)Onlineワークショップを開催する。今回はオンラインプレゼンテーションにチャレンジ! 11.01.04完了

  •  新年からすごいことに・・・。

     なんだろ。興味の連鎖反応なのかもしれませんね。

     Skype会議はホスト役を含めて最大25名という制限があります。私もかつて最大12名までやったことがありました。

     それなら今回は

    「最大人数まで集まったらどんなことになるんだろう?」

     そんなつぶやきが渡り鳥メンバーに響き渡ったようで、気づけばMAXの25名まで集まってしまいました。

     これもみんなが声をかけてくれたおかげです。

     さて、オンラインで25人が集う会議ってどんな状態になるのでしょうか?

     いろんな問題が次から次へと・・・。

     今日から3回シリーズでレポートしたいと思います。

    1.Skype会議を25人でやるとどうなるか?(本日の記事)
    2.オンラインプレゼンテーションの可能性
    3.3階層ネストループ プレゼンの紹介


  • Scheme260:Skypeを使えば25名の「オン会」が可能である。ただし、成功にはルールが必要。

  • 予定と実績


     まず今回の第2回望(のぞみ)Onlineワークショップのタイムスケジュールの予定を紹介します。

    トータル:90分を予定
    準備時間    20:00~20:15(15分:Skypeの動作チェックとGoogleドキュメントの確認)
    オープニング  20:15~20:30(15分)
    プレゼン    20:30~21:00(30分)
    クロージング  21:00~21:15(15分)
    フィードバック 21:15~21:30(15分)
    終了      21:30

     もともとこの企画は今までの最大人数12名くらいを想定していました。そこまで集まらないかもという考えが頭のどっかにあったような気がします。

     それならこの時間でいけたかもしれません。しかし、現実は25名。まったくこの時間では対応できませんでした。

     さらにホスト側から24名を接続する作業に悪銭苦闘し、結果的にこんな進行となってしまいました。

    トータル:160分
    準備時間    20:00~20:40(40分:Skype、Googleドキュメント、オンラインプレゼン準備)
    オープニング  20:40~21:15(35分)
    プレゼン    21:15~21:40(25分)
    クロージング  21:40~22:00(20分)
    フィードバック 22:00~22:40(40分)
    終了      22:40

     まあ楽しかったのでよしとしよう。

     いや、ダメダメ。しっかりと次回にむけてフィードバックしないと。

     実は上記の実績はSkypeのグループチャットを保存しておくことで、振り返ることができます。誰かの書き込みの記憶を頼りにおよその進行を把握することが可能でした。

     チャットの履歴は分析ツールのひとつとして活用できますね。

     予想はしていましたが、24名の接続を成立させるためには40分もかかってしまいました。私のMacの画面はこんな状態。右側の黒いウインドウがSkypeの接続者リスト。最小モードにしても18名しか表示されていません。スクロールして25名が確認できる状態。

    110104Skype会議

     それらを踏まえて以下、5項目のノウハウが見えてきました。

    Skype会議に必要なこと


    1.プロフィールの設定
     一つ目は事前に参加者にアナウンスしたもの。取得したSkypeIDだけでは誰なのか特定ができません。そこで見慣れたニックネームや名前を「プロフィール」に設定する必要があります。

     例:多ぁ望(本名)

     今回はこんな感じにしてみました。これだとニックネームと名前が確認できます。コンタクトリストの検索にも有効です。

    2.会議通話の発信者の明確化

     これはかなり重要なルールになると思いました。事前の開催案内には「多ぁ望から発信します。」と明記してましたが、やはり接続がこないと不安になって通話してしまいがち。

     さらにやっかいなのは別にグループ発信を立ててしまった場合。

     こうなると参加者が分裂して、ひとつにまとまらなくなってしまいます。

     そこで次の2点が重要。

     ①会議通話の発信者は主催者とする。参加者からの発信はしないこと。

     ②問い合わせはチャットでするよう呼びかけておく


     ホスト役が他の通話に応答してしまうと、ホストにぶらさがっていた通話者がすべて「保留」となってしまいます。そうなると、他からかかってきた応答にすぐに出てしまうことになります。

     極力ホスト役の人は、接続をキープするよう努めるべきだと思いました。

    3.マイク設定のチェックとミュートの活用

     これは会議スタート前に、チェックしておくべき項目です。マイクの音量が大きいひとがいると、そのひとの雑音などが優先されて、肝心な言葉が聞き取れなくなります。

     Skype会議は音の大きな接続者の通話を優先するアルゴリズムになっています。

     そこでプレゼンなどの一方的な説明の際には聞き手側の配慮として「ミュート」を活用するというアイデアが参加者から出てきました。参加者がそれぞれ協力してくれると本来聞くべき言葉が優先されるようになります。

     でもプレゼンターとしては聞き手の反応が欲しいところ。

    4.発言のルール化

     25名もオンラインでつながっているとどうなるかというと・・・。

    「わ、わ、わ、た、しししし、がしゃべべべっつりりりままっす。」

     といように音声が途切れたりすることがあります。これだと言葉はなんとか聞き取れても誰だか判別できないことがあります。途切れなくても25名を聞き分けるのはけっこう困難。

     そこでこんなルールはいかがでしょうか?

    「コメントがあります。多ぁ望です。」

     このように一言割り込んで、名前を言う。それから言いたいことを話す。

     こうすると「え?いまの誰??」ということが避けられると思います。

    5.事前の資料の一元化

     最後はこれ。今回の反省点として参加者の準備がスムーズにいかなかったことがあります。

     ①Skype会議の起動とグループチャット
     ②ブロードキャストスライドショーをブラウザで開く
     ③Googleドキュメントを同時編集する


     このように3つの操作を完了してもらわないといけません。これらの案内をメールで送っていたんですが、こうなるとメールと上記3つをすべて見ながら開かないとだめ。

     そこでこれも参加者から頂いたアイデアなんですが、Googleドキュメントにすべて必要なURLなど情報を一元化しておくと良いです。

     というわけで、初めて25名での会議を経験したおかげでいろんな課題が見えてきました。

     ある程度ツールの弱点を把握しつつ、それを補うノウハウで効果的に活用していきたいです。

     オフ会ならぬ「オン会」の新たなトライ。今後も楽しみな手法です。

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