IT進化による衰退

 こんにちは、新習慣クリエイターの多ぁ望です。

 今日はこんなテーマで書きたいと思います。

「IT進化による衰退」

 ひさびさに登場するグッジョブマークの反対、バッジョブマークです。

 IT進化はめまぐるしく、私達の生活、仕事を便利にかつ効率化してくれました。

 でもそんな良い面とは裏腹に、実は悪い面もあるんですよね。

 最近、社内で「会議」のあり方について改善していこうと努力しています。

 そんな活動をしている中で、見つけてしまいました。その「衰退」を。

 今日のスキーマです。

  • Scheme150:組織の病は組織の中のひとには気づけない。

  • IT進化の代表とは?


     もはや聞くまでもありません。いや、聞いてもあたりまえ過ぎて答えが返ってこないかもしれません。

    「IT進化の代表ってなんですか?」

    「やっぱりEメールでしょう。」

     ”Eメール”という言葉も聞かれなくなりました。メールがもはや生活に染みこみすぎて、かつてメールが存在しなかった時代を思い出せないくらいです。

     以前こんな記事を紹介しました。

  • Try43:フォローアップとグループタスクを活用して業務効率をアップしよう

  •  ここでこんな問いかけをしています。

    「ノーツはメーラーなのか? いや、グループウェアである!」

     多くの企業で活用されているロータスノーツ。このグループウェアというシステムによって、企業内のIT化は一気に進み、多大な効率化へ貢献していることと思います。

    会議通知機能が蝕む会議ノウハウの消滅


     ノーツには「会議通知発行」という機能があり、会議室の予約データベースと連動して、特定のメンバーを特定の会議室に招集する段取りを簡潔に行うことが可能です。

     これは言い方を変えると、誰にでも簡単にひとを集める仕組みが提供されたことになります。

    IT進化が与えてくれたメリット

     ①会議通知の発行と管理の効率化
     ②会議室予約機能との統合化
     ③カレンダー機能との連動

     さて、こんな便利な環境が整うと、ひとはどうなるでしょうか。

    「楽な方へ流れていく」

     つまり、簡単にできるから、気軽に会議通知を発行してしまうようになるんです。ひどい例はこんな感じ。

    件名:**の問題解決に向けた会議
    本文:表記の会議を開催します。ご出席お願いします。

     ツイッターじゃないんだから・・・。

    IT進化がうばった会議ノウハウ

     今まで私は社内の会議ノウハウが乏しく、ダメな会社だと感じていました。だからもっと会議スキルを向上させなければ。と考えていたのです。

  • Task57:定例会議のルールを決める。事前にAgendaを配信し、タイムキーパーと共に推進する。

  •  こんな活動もして、会議ノウハウを広めていこうと思っていました。

     でも「会議ノウハウが乏しく、ダメな会社」は誤解でした。かつては会議ノウハウが浸透していたそうです。入社時にお世話になった上司からPCが無かった頃の時代のお話を聞かせてもらい、それを知りました。

     かつての会議発行手順とは「会議通知書」という定型フォーマットがあり、そこには次のようなチェックリストが入っています。

     ①目的は?
     ②会議のタイプは? 共有、決定
     ③時間は適切か?
     ④招集メンバーは適切か?
     ⑤上司のサイン


     会議を行うにあたって、こんな確認項目を経て、さらに上司のサインをもらって通知していたそうです。実際に私も見たことがあるんですが、自分で出したことはありませんでした。
     きっとこれを知っているひとの方が少ないようです。

     かつてこんなノウハウが浸透していたはずの組織。いつの間にか病におかされていました。

     こわいのは、それが当たり前だと思っていること。組織の中にいると、気づけないことって多いんです。

     今回は「すごい会議」という外部の風を取り込んだことで見えてきました。

     もう一度スキーマを繰り返します。

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