最新コミットメント

議事録を採点してみる

 今日は新たなセミナー企画についての紹介です。

 以前、ファシリテーションについてのセミナーを開催しました。今回のテーマは

ファシリテーション・グラフィック

 です。前回のレポートはこちらです。

  • Task59:ファシリテーションの社内セミナーを開催する 09.9.16完了

  •  「ファシリテーション」の部分は重なりますが、今回は板書の技術、議事録の書き方という観点で開催予定です。

     そこで今回やってみようと思いついたのが議事録の採点です。

    「あなたは、自分の議事録を採点したことがありますか?」

     ずいぶん時間がたってしまいましたが、こちらのタスクを次週実行予定です。

  • Task46:「俺の考え」を含めた会議術セミナーを実施する

  • Scheme139:議事録の採点によって、自分の抜け漏れを見える化することができる。

  • 議事録のあるべき姿


     昨年、ファシリテーションセミナーを実際に受講して、アジェンダの重要性や議事録のあるべき姿を学びました。

     アジェンダに従った会議の実践経験は以前こちらの記事で紹介しました。

  • Task57:定例会議のルールを決める
    事前にAgendaを配信し、タイムキーパーと共に推進する
     09.8.21完了

  •  このときのノウハウと、それからこちらの書籍を参考にしてもう一度あるべき姿を考えてみました。

    ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)
    (2006/09)
    堀 公俊加藤 彰

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     そこで見えてきたことは

    1.基本項目 12項目

    2.応用項目 8項目


     です。全20項目をあげてみました。それぞれ配点を5点とすればトータル100点となります。

    議事録の採点方法


    1.基本項目 12項目

    議事録基本編

     基本項目は十分にマスターしたいところです。これで60点。

    2.応用項目 8項目

    議事録応用編

     そして応用項目は40点。ここはあまり徹底されているところは少ないかもしれません。時と場合によって必要となる項目もあるので、100点を取るのはかなり困難かもしれません。

    自己採点結果


     ちなみに、最近自分で書いた議事録を自己採点してみました。65点でした。講師をやるからにはもうちょっと点数を稼いでおきたいです。反省。

     ここでもう一度反省点を振り返っておきたいと思います。

    基本項目 反省点
    9.協議結果がまとまっているか?
     議事の途中に協議結果を書いて終わらせていました。議事録の最後に、きちんとまとめておくべきです。後から振り返ったときや、出席してない人が見たときにわかるようにするために必要な基本項目です。

    応用項目 反省点
    2.実績時間が記録されているか?
     開始と終了時刻を書く癖はついてきました。でも会議には「振り返り」が重要です。ファシリテーションスキルを高める上でもこの応用テクニックは習慣にしておきたいです。だから実績を残すこと。予定どおり開催できたのか?できなかったときは、開始がどれだけ遅れて、終了がどれだけ遅れたのか?を記録する。こうやって、自分へフィードバックがかけられるようになります。

    4.色分けされているか?
     最近、さぼっていました。カラーペンはあるのに。使っていませんでした。以前のトライ宣言を復習しておきます。

  • Try131:ファシリテーターズ・グリップを身につけ、議事録を3色で描こう。

  •  色分けを使うということは、頭の中で、色の意味づけを区別する必要があります。それゆえ議論の理解がさらに深める事ができます。

    5.文字が大きく見やすいか?
     議事録はスピードも必要です。私は、スピードを気にするあまり、小さな文字で読みづらいことが多いです。漢字は大きめに、見やすい文字を心がけたいです。


    多ぁ望Map No.0139

     このように採点することによって、自分の抜け漏れが見えてきます。定期的な自己採点を行えば、いずれ高得点が身体に染みつくんじゃないでしょうか。

     今日のスキーマです。
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