最悪の会議・・・。反省。

 明日から、冬休みです。

 今日は仕事納め。気持ちよく、1年の締めくくりを迎えたいですよね。

 みなさんのお仕事は一段落ついたでしょうか。

 私は・・・。

 想定外の仕事が重なって、非常に歯切れの悪い締めくくりとなってしまいました。

 今日は、それについて反省すべく振り返ってみたいと思います。それは・・・。

「最悪の会議をやってしまった。」

 です。

「最悪の会議」とはどんな会議か?


 まず「最悪の会議」がどんなものかここで洗い出してみます。

1.議題が絞れていない

2.アジェンダができていない

3.時間が守れていない

4.結論に合意できてない

5.アクションプランが合意できてない


 今回の会議はこれから大きくなるであろうトラブルについて緊急で招集したものでした。年末で時間も限られていることから、関連メンバーを翌日に招集。時間は1時間。

 およその議題はつかんでいたんですが、最初にアジェンダの合意をとることを忘れ、とめどない話題に時間が奪われていきました。

 状況が混沌としている中、

「コン、コン。もう終わりますか?」

 と。気づけばすでに1時間が過ぎ、次の会議予約の方が来てしまったわけです。

 状況の整理が不十分で、結論に導けず、それでも問題はほっておけない。

 年明けの仕事初めに持ち越しです。

「最悪だぁ。」

「最悪の会議」を避けるためには?


 ここで理想の会議を振り返ってみたいと思います。

  • Task57:定例会議のルールを決める
    事前にAgendaを配信し、タイムキーパーと共に推進する 8/21完了

  •  せっかくファシリテーションを学んだのに、そのスキルはどこへいってしまったのやら。

    1.フロントローディング
     もちろん準備のことです。成功するかどうかは7割は準備で決まってしまいます。今回は準備不足。そのとおりでした。
     特にアジェンダをもっと煮詰めておく必要があったと反省しています。

    2.フォーカス
     会議に集中すること。ある意味、会議には集中していました。時間経つことも忘れて・・・。

     でもこれは集中するポイントがずれていました。混乱した議論の空中戦に右往左往してしまい・・・。

    「成功する会議にはアジェンダに従った進行が必須です。」

     集中すべきは、「議論」ではなくて「進行」です。限られた時間内に結論にたどり着くには「進行」に集中することが重要です。ときには「議論」を遮って、正しい進行に引き戻す操作も必要となります。
     今回はこれが全然できていませんでした。

    3.フォロースルー
     本来合意の取れた結論が得られると、アクションプランが決定可能です。つまり結論がなければ、アクションプランの合意も困難。

     今回は「年あけに持ち越し」という寂しい合意しか取り付けることができませんでした。

     次回の会議では関連メンバーの合意を取れるように、現在の課題と展開については今回の内容を転送しておくことはなんとかできました。

     次回は挽回したいと思います。

     今日のスキーマです。「最悪の会議」を避けるためにも、これは頭にたたきこんでおきたいです。

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