ひどい会議とすごい会議

 「井の中の蛙」という諺があります。今日はこの諺を会議に当てはめて見ました。
題して、「ひどい会議」です。

 先日、社内で会議の勉強会を開催しました。講師に招いたのはすごい会議でお世話になっている永井コーチです。

 この勉強会は予想をはるかに上回る参加人数となり、今までの勉強会としては一番の価値があったと感じています。

 みなさんの理想の会議ってどんなものですか?

1.時間通りに始まる
2.時間通りに終わる
3.予定された議題が議論出来ている
4.意見が活発に出る
5.結論が決まる


こんなところでしょうか。

ところで、その理想の会議のやり方って知っていますか?

これが思い浮かばない人には絶対に理想の会議は出来ないんです。

野球を知っていても、ルールを知らないと出来ないことと同じです。

実は、うちの会社にはそのルールを知っている人はほとんどいませんでした。

そこで気づいたことがあります。それが「ひどい会議」です。

「ひどい会議」に気づくこと


 どのくらいひどいのか、以下挙げてみました。みなさんの会議はこんなにひどくないですよね?

1.会議が始まるのはいつも15分遅れ
2.会議が終わるのはいつも30分遅れ
3.予定された議題がこなせていない
4.発言が乏しい
5.結論が決まらない
6.会議中に電話に出る、退出する


 明らかに「ひどい会議」ですね。でも、こんな状態が当たり前になつている井戸の中ではこの「ひどさ」に気づかないんです。怖い事です。

 私自身、会議室の予約時間をいつも30分余分に取っていたんです。

 これは「30分くらい遅れてもいいや」という気持の現れだと気付きました。

 こういう姿勢で会議に臨むと、必ず30分伸びます。それは30分伸びてもいいというイメージを持ってしまっているから。これも自ら引き寄せた結果なんです。

 私のスケジュールはいつも15:00に終わる会議の次は、15:30以降にしかいれないようにしています。

 ここで、もし時間通りに会議がこなせる技があったらどうなるでしょうか。

 15:00に次の会議が入れられるんですよね。これってすごい気づきでした。(あたりまえかもしれませんが)

 会議のプロフェッショナルの視点で、現状を捉えると、そこには効率化の余地があふれているということがよくわかりました。

 これから効率化に向けた取り組みが加速しそうです。やりがいもたっぷり。削る時間もたっぷりあるはず。

すごい会議」のインストール


 今後やっていきたいのが「すごい会議」のインストール。この会議手法を身につければ、理想の会議を手にすることが可能です。

 インストールとは、コンサルタントが社内に入り込んで、この手法が使えるひとを作り出すこと。そしてさらにその手法を教えられるひとを作る仕組みを作ること。

 ここまでできたら、きっと会社は大きく変わっていくに違いありません。

 今回の勉強会で「すごい会議」の手法のひとつについてさらに理解を深める事が出来ました。

 それは「すごい会議」のスタートに使われる質問です。

「この会議が終わったときに、どんな成果を手にしたいですか?」

 今までの私の経験では「チームのベクトルが一致していること」とか、抽象的なことが多かったので、この質問はチームの雰囲気づくりをねらったものかと考えていました。
 でもそれは誤解でした。

 本当のねらいは

会議の最初に合意をとること

 だったんです。どんな会議にも有効かつ、必要なこと。この質問の回答とは、会議メンバーがどんなゴールをめざすのか?を共有することだったんです。

 マラソン大会でチーム戦をやるようなもの。チームメンバーがゴールの場所を知らなかったら、チームの成績は得られません。

 会議の最初はめざすゴールを決めておきましょう!今日のスキーマです。




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