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切れる役となだめる役

今日は会議のまとめ方についての話題を紹介します。

 会議にはいろんな責任区の担当者が集まって、意志整合をはかるための場です。
 それぞれに自分の責任を果たすために、自分の意見を訴えます。それらを集めると整合できるはずもないような状況に陥ることは多々あると思います。

 こういう場合に必要な能力は「まとめる力」=「リーダーシップ」だと思います。
 この能力が低いメンバーが集まった会議は何にも決まりません。これをさんざん訴えていたのが「会議なんてやめちまえ!」という本でした。

 私は「会議」なくして仕事は進まないと考えていたんですが、最近考えを改めました。
 リーダーシップのない会議は何にも生みません。というわけで、私の考えは

「リーダーシップのある会議」なくして仕事は進まない

 となりました。

 さて、ここでちょっと今日の会議のひとコマを紹介します。部下が議長である会議にヘルプで呼ばれました。かなりもめていたようです。
 半年くらいかけて煮詰めてきたものを決めるはずの会議で、別の責任区から新たな要求がでてきたようです。

部下Aさん:「今頃、そんなこと言わないでくださいよ!なんでもっと早く言ってくれないんですか!」
とすごい剣幕。

多ぁ忙:「まあまあ落ち着いて。その要求値は現時点で守る必要があるんですか?」

別の責任区Bさん:「いや、以前から検討してきたんですが、要求値がようやく出たんです。遅くなってすみません。」

 というやりとりで、現時点で守る必要があるか明確でなかったため、次への展開を決めてその場をまとめました。(本当は部下にやらせたかったんですが)

 会議終了後に、個別にフォローを行いました。部下Aさんに対しては次のように指摘。

多ぁ忙:「今回の件はBさんの責任だろうか? 同じメンバーで半年継続してきたテーマなんだからみんなに責任があると考えられないか?」

 そしてBさんに対しては、今回の要求値が遅くなった反省と、次回の要求値の妥当性を示す方法についてアドバイスをしておきました。

 いろいろと面倒を見るのも大変です。すみやかに議題が決まる会議ってなかなかありません。ときに「切れ役」が登場してしまうこともあると思いますが、そのときには「なだめ役」が必要です。後者がいない場合、意見のひとり歩きで、まとまることができません。私もよく「切れる」ことがありますが、例えば「なだめ役」の上司がいるときに、意図的に「切れます」。これもひとつのテクニックです。

教訓3:「リーダーシップのある会議」なくして仕事は進まない
「切れ役」には「なだめ役」が必要である。感情的に「切れる」ことは避けよう。意図的に「切れる」のはテクニックのひとつ。
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