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会議ルールの作成と効果

 昨日に引き続き、会議術の話題提供です。
 今回は、「定例会議のルールについて」です。まずはこんな話題をチェックしてみてください。

  • 迷惑!ミーティング中のノートPCでの内職

  •  日本HPの「HP Technology at Work 8月号」の記事です。会議中にPCを持ち込む際のルールが紹介されています。

     みなさんの会社では、会議中にパソコンで内職しているひといませんか?

     会議中に内職することを「良くないこと」とわかっているひとはいらっしゃいますか?

    「はい。でもいろいろと忙しくて・・・。」

     そうですよね。ちょっとした時間にメールを返信したい。そんな気持ちはわかります。
     そこで、こんな言葉を思いだします。

    「赤信号、みんなで渡れば怖くない」

     こんな心境になっていませんか? うちの定例会議もそうでした。
     でも、みんな心に思っているんですよね。「良くないことである」って。

     ということで、本日からのトライはこれです。

  • Try197:会議ルールを作り、運用しよう。
    ルールは会議の効率化を促してくれる。

  • 会議中のルール


     「会議のルール」を二つ紹介します。ひとつは「会議中のルール」です。会議は参加者それぞれがひとつの目的の上に、時間を調整して集まってきます。
     そこで、ルールが共有されてないと、せっかく集まった時間を無駄にすることになります。効率的な会議にするためにもこのルールを明確化しておくことが必要です。

     今回は「すべきこと」と「すべからず」の観点でずらっと挙げてもらいました。その結果次のような5つのルールを設定しました。

    ①すべき
    1.会議中に全員が発言すること
    2.否定するときは、代替え案を出すこと
    3.電話はマナーモードかつ折り返すこと

    ②すべからず
    4.PCで内職する → PCは閉じておくこと
    5.遅刻する → 遅れる場合は連絡を入れること


     え?あたりまえのことばかり?? そうなんです。でもそれができてないんです。「よくないこと」ってわかっていながら「あの人がやってるから」といって、ずるずるやってしまっていることが多々あると思います。

     そこで、この「会議中のルール」を見やすいところに掲示しておくことがポイントです。我が部署ではクリアケースに入れて、毎回掲示する予定です。

    運営のルール


     さて、続いて今度は「運営のルール」です。定例会議ということで、今までは会議通知の担当がひとり決まっていました。そして以前宣言したようにファシリテーターとグラフィッカーを毎回適当に選出。ここに改めてメスを入れてみました。

  • Try130:ファシリテーターとグラフィッカーを実践しよう
    定例会議にて、二人の役割をローテーションして訓練する。


  • ①ファシリテーターの役割
    1.会議通知の発行(開催前日の17:00まで)
    2.議題の選定
    3.議事録の配布
    4.当日の議事進行
    5.次回の役割の選出

    ②グラフィッカー&タイムキーパーの役割
    1.板書係
    2.会議ルールの掲示
    3.議題の時間配分設定
    4.時間の管理
    5.役割の記録


     大きく変更したところは、会議通知係を固定担当をやめました。そして2名の役割を明確化しました。(青字の部分)
     もうひとつはタイムキーパーをグラフィッカーに兼ねてもらうことにしました。それと開催担当はファシリテーターが決めるというルールにしました。

     このルールを運用すれば、メンバーが均等にファシリテーターとグラフィッカーの訓練を受けられる土壌になると考えています。

    新たなトライは真似させること


     実は、今回の「運用ルール」決定会議は他のメンバーに推進してもらいました。前回のファシリテーションのお手本を見せていたので、それに習って、うまく進行できたと思います。
     今回は特に、「こうしろ、ああしろ」という指示は全くなく、開催担当の2名がお互いに時間配分等を設定して運用してくれました。

     そうそう、この「会議中のルール」も今回初めて掲示しました。みなさん、PCを閉じてディスカッションに加わってくれたので、「ルールの掲示」効果は非常に高いなと実感しました。ぜひやってない方は実践してみてください。

     「効果的なやり方」を体感すると、やってみたくなりますよね。これが「真似るテクニック」だと思います。自ら効果的な答えにたどり着くには相当な時間が必要です。でも効果的な答えを体感してみると、あとは真似てみればOKです。
     これはセミナーを受講したときも同じですね。

     今日の新たなスキーマはこれです。

  • Scheme88:新たなトライは真似させること
    新たな行動は、実体験を伴って初めて価値がわかる。

  • Try197:会議ルールを作り、運用しよう。
    ルールは会議の効率化を促してくれる。

  • Scheme88:新たなトライは真似させること
    新たな行動は、実体験を伴って初めて価値がわかる。

  • 復習 Task57:定例会議のルールを決める
    事前にAgendaを配信し、タイムキーパーと共に推進する
     8/21完了
    復習 Scheme76:ファシリテーターは中立であること。答えは参加者の中にある。
    復習 Scheme77:アジェンダがしっかりしてないと、会議はうまくいかない。ファシリテーターは問題の深掘りを中立な立場で実践すべし
    復習 Task59:ファシリテーションの社内セミナーを開催する
    復習 Task46:「俺の考え」を含めた会議術セミナーを実施する
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    theme : 資格・スキルアップ・仕事 genre : ビジネス

    tag : 会議の効率的な運営

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