アジェンダに従った会議のトライ

 こんにちは、今日はこちらのタスクの完了報告です。

  • Task57:定例会議のルールを決める
    事前にAgendaを配信し、タイムキーパーと共に推進する
     8/21完了

  •  これは、私がファシリテーションセミナーを受講した成果を活かすためのトライです。

     毎週行っている定例会議の会議通知をこのように変更して開催しました。

    <会議通知>
    タイトル:ファシリテーションスキル反映会議の実践
    目的:会議の効率化の手法を学ぶ
    求める成果:効率的な会議のルールを得る
    役割:ファシリテーター=多ぁ望、タイムキーパー=**さん


    ■議題予定
     10:00 アジェンダの確認
     10:10 会議ルールの作成
     10:30 定例報告事項の共有1:Aさん
     10:40 定例報告事項の共有2:Bさん
     中略
     12:00 アクションプランの作成
     12:15 会議の振り返り
     12:30 終了

    ■場所:**会議室

     前回紹介したように、今までとは異なったポイントを4つ反映した会議通知を送りました。

    ①求める成果を明確化しておく
    ②役割を明記する
    ③時間配分を決めておく
    ④会議のふりかえり時間を設定する


     さて、これで定例会議がどんな風に変わってでしょうか?

    フロントローディング(事前準備)


     今回のトライは、会議通知の変更だけではありません。効率的な会議を行うためには他にも準備しておくことがあります。

    ①参加者への根回し
     「根回し」って実は、とっても重要なんです。会議当日の参加者がそろった段階でメンバーの共通認識が構築されていることがベストです。
     それを促すことができるテクニックが「根回し」なんですね。

     今回は次の2点をあらかじめ参加者ひとりずつに伝えておきました。もちろんFace to Faceで。

    「開始時間を守ってくださいね。
    各報告時間は10分で報告できるようにまとめて下さい。」

     
    ②会議ルールの作成
     議題の中に「会議ルールの作成」を盛り込みました。みなさんの定例会議には「ルール」が明確になっていますか?

     これがあると、参加者の意識が変わります。そしてファシリテーターが楽になります。

     そんな「ルール」をみんなで考えてみたいと思いました。

    フォーカス(会議の推進)


     フォーカスのポイントは以下の3つです。

    ①アジェンダの確認
     「根回し」のおかげで、定刻で全参加者が集合してくれました。(普段はなかなかそんなことはないんですが)
     最初にすべきことは「アジェンダの確認」。今回はいつもと違った推進をすることに合意してもらいました。そして推進にあたってはタイムキーパーをひとりにお願いしました。
     当日の議題の変更や順序の変更等はここで行います。

    ②会議ルールの作成
     定例会議の中で、「すべきこと」と「すべからず」のことを洗い出してもらいました。まずは発散から。発言された案に対して、とやかく言うのは待ってもらい、まずはじゃんじゃん案を出すこと。
     そしてある程度煮詰まったところで、絞り込みへ。およそ7項目を選出しました。

     おっと、ココでタイムキーパーから定刻の合図がありました。会議中のルールは決めることができましたが、運営のルールを検討することができませんでした。

    ③アクションプランの作成
     定例的な報告は各自10分程度でお願いしました。多少時間が伸びた分は、後半で削って調整。
     その後、アクションプランの作成に入りました。ココでは時間内に議論できなかった「運営のルール」について宿題とすることに決定。担当とやるべきことを決めました。

    会議の振り返り


     ファシリテーションセミナーでは、この「会議の振り返り」が非常に重要だと学びました。この時間を取ることは参加者のフィードバックを共有し、会議効率化に進化していくことが可能です。

     今回の振り返りではこんな意見が聞けました。

    ①確かに効率的な時間を過ごせた
     今回の会議は通常と同じ2.5時間を使いました。でも議題の内容は従来の2倍くらいあったと思います。従来ひとつの議題で延々と時間を食い粒してしまうことがありましたが、そこに時間制限を設けることで、予定の議題を十分こなすことができると実感。

    ②集中することができた
     時間が区切られていること、議題が予め決まっていることが、参加者を集中させることができます。

    ③忙しい
     ②は反対に、「忙しい」という印象も与えます。ファシリテーターをつとめた私もかなり体力を消耗しました。

    フォロースルー


     フォロースルーとは、議事録の配信やアクションプランの刈り取りのことを指しますが、今回はちょっと毛色を変えて、この会議の記録を他の部署にも配信することにしました。議事録として配信するのではなくて、「効率的な会議の実践結果の例」として配信。

     次回は会議ルールについて紹介したいと思います。今回の効率的な会議を経験してもらったメンバーが各自の会議に応用していってくれることを期待します。

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