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セミナーレポート2:よい会議の進め方

 昨日に引き続きファシリテーションセミナーのレポートです。第2回目のレポートテーマは「よい会議」です。

 本ブログのテーマでも「会議術」を重視しています。みなさんは「会議」のやり方を教わったことがありますか?

 私は・・・。ありません。先輩に「日付と、出席者をココに書いて」と言われたくらいです。
 社会人になって、最初に学ぶべきことは「会議術」じゃないでしょうか。

 このスキルが低いと、物事を定められた期間で実行することが困難になってしまいます。逆に、会議スキルを高めれば、問題解決や成果を早く達成することが可能です。

 ファシリテーションセミナーを受講したもうひとつの理由が、「会議術の向上」にありました。現在の自分が理解している「よい会議」が十分なのか?考えてみました。

良い会議とは?


 このセミナーを受けて、自分の理解している会議では全然不十分であることを痛感しました。
 まず、よい会議に必要な要素は3つあります。

 ①創造化(何かを生み出すこと)
 ②活性化(出席者同士による価値ある議論を行うこと)
 ③効率化(時間厳守と求められる成果の両立)

 この3つを会議に反映できるスキルがファシリテーションです。

良い会議の進め方


 続いて、良い会議の進め方です。大きく3つのパートがあります。

 ①Plan(計画、準備)
 ②Do(会議の実行)
 ③Review(会議の振り返り)


 ここで、昨年の記事「ビジネスは手帳で変わる」を思い出しました。

  • Try3:会議、議事録技術の向上(ノウハウの伝承)
    3ステップによる効率的な会議推進は会議の回数を減らしてくれる

  •  ①Plan(計画、準備) → フロントローディング
     ②Do(会議の実行) → フォーカス
     ③Review(会議の振り返り) → フォロースルー


     このようにあてはまります。でも今回学んだことは、さらに具体的でかつ実践的な内容でした。特に①Planが非常に重要です。会議の7割はココで決まってしまいます。
     つまり①を疎かにしているひとは、②の会議がはじまったときにすでに7割失敗しているってことになります。

    ①Plan(計画、準備)
     ・会議のルール


     みなさんの職場では「会議のルール」ってありますか?私の職場には・・・。ないなぁ。
     実は、この「会議のルール」はファシリテーターを救ってくれます。
     なにか会議進行に不都合が生じた場合に、「このルールを守ってくださいね。」という方法で脱出することが可能です。
     ただし、この手法を有効にするためにはルールが合意されたものであり、事前に共有されている必要があります。

     このルール、ぜひ作ってみたいと思います。本日のタスク宣言にしておきます。

     ・アジェンダ

     もうひとつ重要なことはアジェンダの作成です。アジェンダとは会議通知のことです。といってもこんな会議通知はアジェンダとは言いません。

    <ダメな会議通知の例>
    タイトル:***商品の不具合対策会議
    内容:標記の件、会議を行いますので出席よろしくお願いします。

    ■議題予定
     1.問題事象の共有
     2.対策案検討
     3.展開整合

    ■場所:**会議室


     私の今までの会議通知はこんな感じでした。では、お手本を紹介しておきます。
     今回学んだ正しい会議通知=アジェンダはこんな感じになります。

    <正しい会議通知(アジェンダ)の例>
    タイトル:***商品の不具合対策会議
    目的:不具合の早期対策実施
    求める成果:対策案と展開日程の整合
    役割:ファシリテーター=多ぁ望、タイムキーパー=**さん、参加者=・・・


    ■議題予定
     10:00 アジェンダと会議ルールの確認
     10:10 不具合事象の現状把握
     10:30 対策案の洗い出し
     11:00 対策案の整合
     11:15 展開日程立案
     11:30 アクションプランの作成
     11:45 会議の振り返り
     12:00 終了

    ■場所:**会議室


     ポイントを青字で表現しました。まず「目的」と「成果」が明記されていること。これで、参加者がなんのために呼ばれたのか?会議室に入る前に理解することができます。
     次は役割。議長が決まっていることは多いと思いますが、タイムキーパーを指定しておくとファシリテーターは推進が楽になります。
     そして議題には時間を設定しておくこと。さらには「会議の振り返り」が予定されていることです。

    ②Do(会議の実行)

     そして会議に突入します。ここではファシリテーターが力を発揮する場です。時間管理はタイムキーパーにお任せしましょう。
     時間遅れは禁物です。早く終わることに対して文句を言う人はいません。でも終了が遅れるとその後のスケジュールに影響がでるため、多くのひとの迷惑になります。

    ③Review(会議の振り返り)

     この「会議の振り返り」が非常に重要だと学びました。振り返りの時間を取ることで、

    その会議がうまくできたのか?
    次回もっとうまくやるためにどうすればいいのか?
    求める成果が得られたのか?
    時間どおりの終了できたか?


     ということを自分と参加者が学ぶことが可能です。
     ここの部分は全くやったことがありませんでした。というわけで、今回のタスクです。

  • Task57:定例会議のルールを決める
    事前にAgendaを配信し、タイムキーパーと共に推進する


  •  このファシリテーションセミナーでは、とても多くのことを得ることができました。今日は導入部分だけの紹介です。3部構成で紹介していきたいと思います。

    レポート1:ファシリテーションスキル(昨日の記事)
    レポート2:良い会議の進め方(今回の記事)
    レポート3:コンセンサス・ワーク


    ファシリテーションセミナー
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