会議のやり方、議事録の取り方講習

 みなさんは「会議のやり方、議事録の取り方」について教えてもらったことはあるでしょうか。私はありませんでした。
 ビジネスの基本的な技術というかあたりまえの力だ思いますが、これができてないひとが非常に多いです。また、それらを教えてもらう機会もありません。
 そのやり方を3ステップでわかりやすく紹介しているのが以下に紹介する「ビジネスは手帳で変わる」です。

ビジネスは手帳で変わる フランクリン・プランナービジネス実践―一冊の手帳がビジネスを成功へ導く!ビジネスは手帳で変わる フランクリン・プランナービジネス実践―一冊の手帳がビジネスを成功へ導く!
(2007/11)
フランクリン・コヴィー・ジャパン

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 わたしはここ2ヶ月ほど、複数のプロジェクトにまたがって議事録を書き続けました。多忙な中で、ただ業務をこなすのでは精神的にも体力的にも辛い。そこで本書で学んだ要素をちょっとずつ反映し続けた結果、いままで以上に、確実な、効率的な会議運営ができるようになりました。ちょっとワクワクした体験でした。

 そんな体験を踏まえ、講習会を企画、実施しました。人に教えるためには、自分が実体験をもって習得する必要があります。

次は部下がこの3ステップで成功体験をしてほしいです。

STEP1. フロントローディング(準備)
 目的、議題を明確化した会議の設定、必要最低限のメンバー選出、そして会議開始5分前の準備(ホワイトボードへの議題の板書)ここが大事。

STEP2. フォーカス(集中)
 議題が書かれたボードを使って、会議を推進する。会議には予定された議題をこなし、出席者の意志整合結果を議事に残す。そして推進項目とその担当者を決める。協力者がいる場合は書記をお願いする。

STEP3. フォロースルー(支援)
 議事録は開催日中に配信すること。配布すべき資料が間に合って無くとも、議事録はすぐに送信。スピードが重要。各推進担当には次回会議開催前に進捗を確認する。

 この着実な繰り返しが目標達成に導いてくれます。逆にどれかを怠ると、無駄な会議が繰り返されることになります。

 本書はビジネスの成功のためにどうすべきかをテーマとして扱っているため、「フランクリン・プランナーの手帳」の宣伝という側面は非常に小さいです。目標設定やマネージメント、コミュニケーションのノウハウもたくさん紹介されており、わたしはこちらの方が価値ありました。

Try3:会議、議事録技術の向上(ノウハウの伝承)
3ステップによる効率的な会議推進は会議の回数を減らしてくれる
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