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会議術のノウハウが満載!

 このブログのカテゴリには「会議術」、「ファシリテーション」、「すごい会議」などを用意しています。
 「すごい会議」をきっかけに、「会議」の面白さ、楽しさがわかったような気がします。

・議論を方向づけること
・チームを動かすこと
・合意を形成すること

 このような行動を自らもっていくことができるようになると「会議」が面白くなってくるんだと思います。

 先日「図解の技術」という久恒さんの本を紹介しました。

  • Try163:図解の技術を身につけ、マインドマップをバージョンアップしよう!

  •  今年の3月に久恒さんの新刊が出版されました。「図解の技術」は会議にとても有効なテクニックです。この技術をベースにした「会議術」を知りたくなって読んでみました。

    フォトリーNo.13
    タテの会議 ヨコの会議―時間半減、生産性倍増の実践ノウハウタテの会議 ヨコの会議―時間半減、生産性倍増の実践ノウハウ
    (2009/03/06)
    久恒 啓一

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    会議は説得型から納得型へ


     「会議」と聞いて、嫌気がさすひとって多いんじゃないでしょうか。

    「めんどくさそうな会議だなぁ。」
    「どうせ、なんにもきまんないんだろ。」
    「しかたないから、出席するか」


     こういう参加者が集まると、失敗します。でも、きちんとフロントローディング(準備)を行って、リーダーが工夫することで生産性の高い会議に生まれ変わることができます。

     本書と以前紹介した「図解の技術」の中にも出てきた印象的なフレーズを紹介します。

    「会して議せず、議して、決せず、決して、行わず、行って、責を取らず」

     会議のダメさ加減をすべて象徴した文章ですね。こうならないように行動しましょう。

  • 会議を開かずに仕事が進むか?

  •  以前、この記事でこんな本を紹介しました。

    会議なんてやめちまえ!-ひとつの会議も開かずに仕事を進める方法会議なんてやめちまえ!-ひとつの会議も開かずに仕事を進める方法
    (2003/07/18)
    スコット・スネア

    商品詳細を見る


     「いかに会議が無駄なことなのか?」こんな切り口で様々な問題のあるキャラクターを解説しています。確かにそういう生産性を低くする人っているんですが、それらを含めて「会議」をうまく動かすのがファシリテーターのテクニックだと思います。

     生産性の高い会議に生まれ変わるためには会議の形を変える必要があります。

    説得型の会議:会議主催者側の一方的な主張
         → 感情論 → 失敗

    納得型の会議:図解を活用して双方向の意見交換
         → 合意の形成 → 成功


     「図解」が議論を活性化するために大きなポイントになります。対称的な「箇条書き」は活性化できず、思考停止状態に陥る危険があります。

    タテの会議


     これは上下関係を含めた会議のことです。組織のトップダウンによる会議。逆にボトムアップによる会議もこれに当てはまります。

     主催者側のポイントとしては、「報告会」にならないことを気をつけましょう。「報告会」は会議ではありません。

     参加者側のポイントとしては、「受け身」にならないこと。意見、質問をもって、会議に参加しましょう。こういう気持ちがあると、会議も楽しくなってきます。

    ヨコの会議


     一方こちらは、部署間をまたぐ会議。ある部署が主催し、その要望について他部署と合意を求める議論を行うことは、一般企業で常に行われている会議だと思います。

     実は、これは難易度がかなり高いです。上下関係がなく、フラットな位置づけの会議のため、必ず「対立」がどこかに発生するからです。それをうまく解決するための方向付けを行うことが主催者側、ファシリテーターに求められます。

     「議して決せず」とならないよう、決裁権をもった参加者の選出も重要です。

    会議のデザインテクニック


     本書で一番参考になったポイントは「デザインテクニック」です。会議もデザインするものなんです。

    1.会議開始前の宣言
     開始時間と終了時間を共有すること。これは有効です。私も実践中です。議事録には必ず開始時間と終了予定時間を書いてから始めます。終わりの時間を参加者が意識することで、フォーカスがしっかりしてきます。誰もだらだらと長い会議はいやですからね。

     もうひとつは、目的を明確化しておくこと。継続的な会議で、参加者が決まっている場合を除き、かならず議事録の最初には「目的」が書かれていて、それが共有出来ていることが重要です。

    2.議題の優先順位
     会議をスタートするときには、議題予定を明記しておきましょう。定刻内で終わらない可能性も考えて、優先順位の高い議題からスタートします。
     議題は「報告」と「討議」で区別します。討議には時間がかかるので、報告の内容を終わらせておくことがポイントです。

    3.フロントローディング(準備)
     会議には3つのステップがあることを以前紹介しました。

  • Try3:会議、議事録技術の向上(ノウハウの伝承)
    3ステップによる効率的な会議推進は会議の回数を減らしてくれる

  •  その中のフロントローディングに加えたい内容をみつけました。

    ・事前の根回し

     です。「事前にネゴを取る」とか言いますよね。ネゴーシエーション(交渉)です。といってもたいそうなことではありません。

    「今度こんな問題が出てきたので、相談したいんですが」

    「これからこういうテーマを考えていきたいですがどうですか?」


     ネゴというレベルのものではなくて、「コミュニケーション」です。事前に顔を合わせて次回の会議を開くことを伝えること。これだけで会議の場の雰囲気はずいぶんと良くなると思います。くれぐれも、メールだけでの会議通知はやめましょう。

    タテの会議、ヨコの会議

    多ぁ忙Map No.0071


     というわけで、会議術のノウハウがいろいろとたまってきたので、今年の社内セミナーとして「会議術」を企画してみたいと思います。

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    theme : ビジネス書レビュー genre : ビジネス

    tag : セミナー企画 書評

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