スケジュールの予定と実績をチェックしてみました

 今日は疲れました。先週末が出張だったので、1日分のメールがたまっていました。それを踏まえたスケジュールが左側。なんでこんなに疲れたのか?ちょっと振り返って見ました。

予定と実績


先週末に立案した計画
計画を立てた時間:7.5時間/11時間(68%)
 1日の約7割を予定が占めています。ちなみに自分へのアポイントは青字で示しています。それは約3割。まあこれなら特に問題なくこなせると思っていました。

本日の実績
計画どおりに実施できた時間:4.0時間/11時間(36%)
 1日の3割しか計画どおりに行きませんでした。それ以外に突発業務が約4.5時間を割くことに。これですよ。疲労の原因は。
 計画どおりに仕事が進めば、落ち着いて過ごせますよね。一方、突発業務が入ってくると、それが重大な問題だったりすると精神的にも肉体的にも疲れを感じてしまいます。

過去の書籍からの考察
1.自分へのアポイント from 「タイムマネジメント」
 これはスケジュールを立てる上で、非常に有効な手法です。これを実践したおかげで、ある程度の自分の時間を確保することができるようになってきました。
 ただし、本日は突発会議に時間を奪われ、打ち合わせBのための資料作成ができず、打ち合わせを延期してもらうハメに。なかなかうまくいきません。

2.スケジュール30%の法則 from 「タイムマネジメント」
 「1日の中で、一般的に計画通り事項できる仕事はおよそ30%程度。そこで30%程度にスケジュールに反映すべき。」とありました。
 7割のスケジュールを組んでも結果的には3割くらいしか計画通りに進まないという事実を実体験することができました。

3.歩き回り2wayコミュニケーション from 「会議なんてやめちまえ!」
 これは現場の担当者の状況を把握するためには一番価値ある行動だと思っています。なかなか自分の業務をこなす時間が限られている中で、実施するのは難しいですが、ちょっとした時間に立ち寄って5分でも話をすることは問題を大きくなる前に見つけてつぶし込むことが可能となります。

教訓2:どんなに綿密なスケジュールを立てても計画どおり実行できるのは30%程度
復習 Try16:自分へのアポイントを手帳に記入する
復習 Try11:歩き回りコミュニケーションにより情報共有を行う
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テーマ: 自己啓発 | ジャンル: ビジネス

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