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ロータスノーツの活用術

 9/8に「ノーツを使いこなしたい!」という記事を書きましたが、そこではビギナーズガイドから基本的な機能を知った程度でした。今回新たに、次に紹介する「Lotsu Notes 6 クライアントガイド」という書籍を入手し、またまた新たな発見をしましたので報告します。

Lotus Notes6 クライアントガイドLotus Notes6 クライアントガイド
(2003/06)
加山 恵美

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 実はこの本、すでに絶版なんです。なので中古でしか入手できず、定価の数倍で購入しました。
 以前紹介したように、社内ではNotesがほとんどメーラーとしてしか機能してないため,グループウェアとしての機能を活用しようといろいろと書籍を参考にしています.「Notes/Domino 6ビギナーズガイド」も参考に購入しましたが,若干役不足でした.そこで本書を購入し,さらなる機能を習得しようとしています.
 さて,本書で参考になった内容としては次のとおり.

1.welcomeページの活用
welcomeページ

 実は社内で決まったページが用意されていますが、それでは個人の使い勝手は悪い。そこで自分で作ってみました。普段必ず使うビューを考慮すると4つ。
 ・メール
 ・タスク(最近使い始めました)
 ・カレンダー(会議の予定を確認するのに便利)
 ・WEBページ(普段使うホームページを設定)
 上記画像のような配置が可能です。まあ4画面に分割するので、それぞれサイズが1/4くらいになってしまいますが、同時に閲覧できるメリットはありそうです。

2.ブックマークバーの活用
 上の画像の左端のアイコンのことです。もともとどういう目的であるのか理解できてなかったんですが、なんとなくわかってきました。
 DBのビューなどをドラッグ&ドロップすることで、アイコンとして登録が可能です。

3.グループカレンダーの活用
 これこそグループウェアとしての機能だと思っています。最近、ようやく使いはじめることができました。使用するメンバー同士でメール、カレンダー、スケジュールを公開する必要があります。(メールを見られるのがいやという声が出てきそうですが、会議設定等の効率は確実に向上します。)

4.ジャーナルの活用
 こんな機能があったんですね。ジャーナルの意味もまったく知らなかったです。ジャーナルとはローカルなDBのようなもので、個人のメモ代わりにDB機能を利用することです。まだあまり利用価値がよくわかりませんが、メモ代わりに使ってみようと思います。

5.コピーペーストの種類
 ビューを表としてペーストできるなんて知りませんでした。コピーにもいろんな種類があって、こういう書籍を参考にしないと見つけられません。(つまりGUIが良くないってことです。)

6.メール、カレンダーの色分け
 Ver6から送信者による色分け機能があるなんて知りませんでした。自分のグループ内のメールを色分けするなどに利用できそうです。

 というように、まだまだ知らない機能がたくさんありました。これから活用していこうと思っています。
 書籍が少ないってことは「グループウェア」の位置づけってすたれているのでしょうか?
 みなさんの職場ではグループウェアって活躍していますか?バリバリにIT化している職場を参考にしてみたいです。(といってもやはりメインはアナログ手帳だと自分は思いますが。)

復習 Try12:ノーツのグループ・ウェアとしての価値を見いだす
まずは機能を理解し、実践。効率をあげる使い方を見つける →機能は理解した
復習 Task3:現在の課題の克服と高効率な使い方の普及 →推進中

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