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2割仕事術でスピードを優先しよう!

 GWが終わって2日間が経ちました。みなさんは連休モードから脱出できたでしょうか。
 私は2日目の今日に大きな報告の場が予定されており、目が覚めたように仕事に復帰しました。いきなりヘトヘトです。

 今日はこんなキーワードで記事を書いてみようと思います。

「2割仕事術でスピードを優先しよう!」

 以前整理術のテーマで「パレートの法則」を紹介しました。2割整理すれば、8割は問題なくなるというもの。この法則はパレートという経済学者が社会の富の8割は2割の富裕層によって形成されると説いたものです。斎藤先生の速読術「2割読書法」にも出てきました。様々な使われ方をしています。

  • Try13:整理を習慣にしようと考えない、自然に整理が習慣になるやり方を選び、実践する。それが3分整理術である。

  •  今日は、このパレートの法則を「仕事術」にあてはめてみようと思います。

    2割仕事術とは?


     仕事術にあてはめてみるとこんな感じになります。

    ①「2割の仕事をこなすことで、8割の仕事が達成できる。」

     この文章から、どんなイメージをもたれるでしょうか。

     2割だけで、8割も仕事が進むのか? と疑うひともいれば、2割だけ仕事をすればいいのか。と受け取るひともいるかと思います。私の答えは、それでいいと思います。

     今度は、こんな文章に書き換えてみましょう。

    ②「8割の仕事をこなすことで、2割の仕事しか達成できない。」

     現在のスピード重視の競争社会では「完璧」よりも「スピード」が重視されることが多いと思います。(もちろん職種にもよりますが。)
     仮に「完璧」を求めてしまうと、10割をめざすばっかりに次の仕事に着手できないという悪循環に陥ります。それは8割でも同じこと。それを表現したのが②の文章です。
     こういうタイプのひとは、仕事をこなす時間がかかるタイプです。

     2割仕事術とは、①のことを指します。2割の達成度をめざして仕事をしてみましょう。

    「なんだ、たった2割なら簡単だ。」

     そう思えたら、この2割仕事術の効果があったということです。その効果によりすぐに仕事に着手できます。
     「すぐに着手すること」これがとても大切です。たくさんの仕事を効率よくこなすためには必要な行動だと思います。
     着手してみると、予想より早く終わったり、予想より時間がかかったりという見通しがわかってきます。これがいかに早くわかるかが、次の仕事に着手できるポイントになります。

     2割仕事術で、次々とこなしていけば、仕事の数は確実に増えていきます。

    「すぐやる」方式


     このブログをスタートするきかっけになった本を紹介します。2割仕事術もこの「すぐやる方式」をベースに考えました。本書に出てきた特徴的なエピソードを紹介します。

    なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)
    (2003/04/02)
    ケリー・グリーソン

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    技師: 一月前に来た修理依頼品なんですが,まだ手をつけられてなくて・・・.

    コーチ: それはひどい.

    技師: わかっています.忙しすぎて,修理する時間が取れないんです.二日はかかるだろうし,スケジュールがぎっしりで,とても時間がとれません.実際,助けてもらいたいんです.

    コーチ: どうやって?

    技師: 私の上司にどんなに忙しいか,伝えてもらいたいんです.

    コーチ: すぐにやってください.

    技師: すぐにはできません.2時に会議があるんです.それに・・・.

    コーチ: かもしれませんが,とにかくすぐにやって,どれくらいかかるかみてみましょう.

    技師はぶつぶつ言いながら修理室へ行く.そして,15分後.

    技師: すみました.二日はかかるはずだったんですけど・・・.

  • Try1:「すぐやる」方式を身につける。それは新たな時間を提供してくれる。

  •  こんな人けっこういませんか?まずは行動を起こしてみましょう。ちょっとでも動き出してみると、その先が見えてきます。
     2割仕事術もこの考え方が基本です。8割がんばるよりも、2割で次の仕事に取りかかれるようにしてみましょう。

     最近新たに改訂版が出版されたようです。初版は2001年に出版されてますので、8年ぶりの新バージョンということですね。この新しい4.0という内容は読んだことないんですが、ちょっと興味あります。

    なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0
    (2009/03/18)
    ケリー・グリーソン

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    2割仕事術の具体例


    1.資料作成
     例えば、ある資料を依頼されたとして、その資料を8割完成させて、上司にチェックしてもらう。
     すると、上司から厳しい指摘をたくさんもらい、ほとんど作り直すことになった。

     ここで、2割仕事術だったらどうなっていたかというと。

     その資料を2割つくったところで、上司にチェックしてもらう。
     すると、「ここは、こうしよう。ああしよう。」と資料の構成やまとめ方など依頼者の意図がつかめるところまで得られると思います。その後、残りの8割を完成させる。
     先の方法と比べると、1/2以下の時間で済むことになります。

    2.会議設定
     次に、ある会議を開催する場合。会議にも様々な準備が必要です。それらをすべて用意してから会議招集をかけていては、時間がかかってしまいます。

    ・会議参加者の都合を聞く
     参加予定者の全員の都合を聞く必要はない。2割のメンバーの出席が確認できれば、会議招集をかける。残りのメンバーの都合が分からなくても、通知を発行する。都合つかなければ後から変更かければ良い。

    ・議題の準備をする
     会議の目的は、関連メンバーと方向性の同意を取るなどだと思います。そのために開催者がある程度準備する必要があります。でもそこに時間をかけすぎてはいけません。開催者はあくまで情報を提供することであり、議論はその場で行われます。議論を行うための「ネタ」が提供できれば十分なんです。きれいな資料を作る必要はありません。
     だから2割の資料で十分です。
     どこに時間をかけるべきか?自分ひとりが時間をかけるよりも、議論の場に時間をかける方が有効な場合が多いと思います。こういう時間のとらえ方もタイムマネジメントのひとつですね。

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    theme : ビジネス genre : ビジネス

    tag : パレートの法則、タイムマネジメント

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