「自分へのアポイント」を予約してますか?

 今日紹介するのは「タイムマネジメント」です。ビジネス書ではよく目にするタイトルです。おもしろいのは「タイムマネジメント」という言葉が出回っていますが、時間を管理するわけじゃないんですよね。時間は24時間しかありません。誰にも管理できません。自分の仕事をどうやって管理するか?これがタイムマネジメントなんです。正しくは「タスクマネジメント」だそうです。

図解 仕事ができる人のタイムマネジメント―ちょっとした習慣の改善で能率を劇的に向上するノウハウ87 (仕事のカタログ)図解 仕事ができる人のタイムマネジメント―ちょっとした習慣の改善で能率を劇的に向上するノウハウ87 (仕事のカタログ)
(2002/11)
行本 明説日本タイムマネジメント普及協会

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 さて、本書では87のノウハウが図解付きで紹介されています。ただし、後半の説明には前半のテクニックが繰り返し出てくるので実際には1/3くらいの内容のような気がします。その中で気に入った内容を紹介します。

1.タイプ別の仕事のスタイル
 A:競争力が強く、攻撃的
 B:質優先で仕事は丁寧,委任が下手
 →これは以前読んだ「4つのタイプ」と共通な解釈です。Aはコントローラー、プロモーターに相当、Bはアナライザー、サポーターに相当します。それぞれの特徴を捉えたコミュニケーションが大切です。タイプに関する詳細は「4つのタイプ」をお勧めします。

2.4つの時間
 仕事には自分でやる業務、他人と共同で進める業務があります。それぞれに開始時間と期限がありこれらを4つの時間と呼んでいます。
 ここで重要なのは自分でやる仕事の開始時間と、他人と共同で進める仕事の期限。この2つが重要。

3.6つの仕事
 まず計画的な業務を以下3つに分類します。
 A:自分で今やる仕事
 B:自分で後でやる仕事
 C:他人に依頼する仕事

 それらに対して、予期せぬ突発業務が必ず発生します。それらを同様に分類すると、Ax、Bx、Cxとすると全部で6つの仕事となります。

4.スケジュール30%の法則
 1日の中で、一般的に計画通り事項できる仕事はおよそ30%程度。そこで6つの仕事の中で計画的なABCについて30%程度にスケジュールに反映すべき。

5.自分へのアポイント
 「4つの時間」の中で一番大切なのは「自分の仕事の開始時間」です。他人との仕事の期限はみなさん守っていることと思います。(そうでないと問題が起きますからね)では自分の仕事の開始時間は手帳に書いてあるでしょうか?
 最近、忙しくなって手帳を見直してみると、会議、会議、会議で1日がうまってたり。これでは自分の仕事は進みません。どうしてこうなってしまったかというと、自分へのアポをとってなかったからなんですね。というわけで、最近は自分の仕事の予定を先に手帳に書くようにしています。そうすると、会議設定のときに「あ、そこは時間はずして」と調整がきくんです。これは非常に助かっています。みなさんも自分へのアポ、予約していますか?

6.時間がないと思っているひと
 他人に自分の時間を無償で提供していませんか?先に紹介した以前の私の状況(1日の予定が会議でうまっている状態)は自分の時間を他人にただであげていることになります。もったいないですね。そうならないために、「自分へのアポイント」です。

Try16:自分へのアポイントを手帳に記入する
他人に無償で自分の時間をあげていませんか?自分へのアポを先にいれましょう。

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