ファシリテーターズ・グリップで3色議事録を実践!

 先月に、「議論の見える化をマインドマップで実践!」という記事でこの本を紹介しました。前回は議論の見える化にXmindを使った会議について紹介しましたが、今回はホワイトボードを使って、いかに議論を円滑に進めるかというテクニックについての紹介です。

  • Try122:マインドマップを会議に応用しよう
    マインドマップが議論の見える化を実現してくれる

  •  ファシリテーション・グラフィックとは、会議などで、いかにグラフィカルに議事録を描くかという手法です。「書く」ではなくて、「描く」ところがポイントです。

     今日は、このテキストを使って恒例のセミナーを実施しました。今日の講師は私ではなくて、同じグループメンバーのAさんにお願いしました。私も非常に興味ある内容だったのであらかじめ読んでおきました。
     この本を読むと、なんだか議事録を描くのが楽しくなってきます。今回のセミナーでは、講師のAさんに、ファシリテーターになってもらい、私がグラフィッカーを担当することにしました。(どうしてもやってみたかったんですよね。)

    ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)
    (2006/09)
    堀 公俊加藤 彰

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     この本から得られたスキーマはこれです。ホワイトボードは記録するためのものではないんです。議論を「見える化」するための道具なんですね。

    Scheme35:ホワイトボードは記録のためではなく、議論を見える化するためのもの
    <ファシリテーターとグラフィッカー>

    ・ファシリテーター:会議の議事進行役(議長)
    ・グラフィッカー:議事をまとめて板書する役(図示係)


     前回も紹介したように、会議を推進する上で必ず必要になるこの役割で重要なのはグラフィッカーです。議事進行役のファシリテーターと思いがちですが、実は会議の参加者は口頭によるやりとりよりも、板書された文字に注目して議論を行います。よって、グラフィッカーが描く内容に左右されるということです。

     さて、この2つの役割を会議において分担できるでしょうか。少人数の会議では一人でファシリテーターとグラフィッカーをやらざるを得ない場合が多いと思います。こんな時は、どちらからに偏ってしまい、なかなかうまく進行できない思いをしたことがあるんじゃないえしょうか。当然、理想的にはひとりでバランスよくこなせることが一番です。そのためには少しずつ訓練して、慣れていくことが近道です。

     そうすると、二人で分担できれば楽に会議が進められるのでしょうか。実は、そうでもありません。自分が二人いたら、楽になるかもしれませんが、異なる人間が100%の意思疎通を実現することはほぼ無理です。意外と二人でこの役割を分担することも簡単ではありません。お互いが途中途中で意志の整合をしながら進める必要があります。

     今日のセミナーでは、途中、小声でグラフィッカーである私がファシリテーターと確認しあいながら、進めてみました。途中ファシリテーターが困ってしまう場面では、グラフィッカーがフォローしていくことで、円滑に進めることができます。グラフィッカーはアシスタントファシリテーターでもあるんです。

    <ファシリテーション・グラフィックのテクニック>
     本書ではたくさんのテクニックが紹介されていますが、私が気に入ったものを紹介します。
    1.記号を活用する
     ★マーク、■マーク、笑顔マーク、涙マークなどなど、適切な意味づけを行いながら、議事録にイラストを追加すると、よりわかりやすく、インパクトのあるものに仕上がっていきます。

    2.ファシリテーターズ・グリップ
     プロフェッショナルなファシリテーターは何色も色をつかわけてカラフルなグラフィックを作っていくそうです。利き手と反対の手で3本とか4本を持って使い分ける持ち方を指します。

    3.パーキングロット
     これは私が昨年コーチングセミナーで講師の方が実践していたものです。当時とても印象的だったので覚えています。ある参加者が意見をいったとき、その意見が現在のテーマにはそぐわず、次に予定しているテーマにふさわしい内容だったようで、ホワイトボードの角にい意見をメモしていました。そして次のテーマに進んだときにその人の意見が再び採り上げられたのです。
     このとき、意見を言った人は「しまった、場違いだった」とかいやな気分にさせずに済む効果があります。これが「パーキングロット」というテクニックです。
     現在の議論から外れた意見だった場合に、それを駐車させておくという意味です。

    4.字の書き方
     私は議事録を書く字が汚いです。見にくいです。本書では字の書き方にもアドバイスがありました。「漢字は大きく、ひらがなは小さく」これで相当見違えます。今回ここに気をつけて書いてみたら「けっこういけるかも。」と感じました。

     そしてもうひとつ、「読めない漢字、画数の多い感じはカタカナ」で書く。読めなかったときに、ひらがなで書くといかにも「漢字わすれました」みたいな雰囲気になってしまいますが、カタカナだとそう見えないんですよね。また、「静粛な」とか「議論」とか「セイシュクな」とか「ギロン」とかで全然OKです。こうすることで、書くスピードも得られます。

    <今回のトライ結果と今後のトライ>
     というわけで、今日私がグラフィッカーとして実践してみたトライはこれです。
    ・ファシリテーターズ・グリップ
     黒、青、赤の3色のマーカーを片手で持ちながら板書してみました。こんな感じです。(写真は家で撮影したので油性ですが・・・。)

    ファシリテーターズ・グリップ

     黒:一般的な文字
     赤:重要なキーワード
     青:気づき、行動、おもしろい点


     今までほとんど色を使って書いたことはありませんでした。でも現在の設備はホワイトボードもカラー印刷できるし、そのカラー議事録をオフィス複合機でカラースキャンすればPDFファイルで議事録を配信できます。
     3色を上記のようにあらかじめ頭の中で区別しておくと、議論も整理されて内容をより把握できるようになります。新鮮な感覚でした。
     この不況でカラー印刷など制限されている会社もありますが、知的生産を向上させるためにはどんどんカラーを活用していきたいと思います。

    ・ファシリテーターとグラフィッカーの連携を訓練する
     今回初めて、ファシリテーターとグラフィッカーを設定してみましたが、これはお互いがとてもいい訓練になると思いました。もちろん、どちらも経験する必要があるので、これをローテーションしてやっていきたいと考えています。


    多ぁ忙Map No.0040

    Scheme35:ホワイトボードは記録のためではなく、議論を見える化するためのもの
    Try130:ファシリテーターとグラフィッカーを実践しよう
    定例会議にて、二人の役割をローテーションして訓練する。
    Try131:ファシリテーターズ・グリップを身につけ、議事録を3色で描こう。
    復習 Try122:マインドマップを会議に応用しよう
    復習 Try89:マインドマップを使いこなそう!
    復習 Try49:フリップボードの閲覧性に優れた大きな紙で情報共有し、ベクトルを定めよう。
    復習 Try3:会議、議事録技術の向上(ノウハウの伝承)

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    コメント

    この本買いました。

    多ぁ忙さん、こんばんは。

    いつも有益な情報をありがとうございます。
    この本、以前紹介して頂いたときに気になり
    私も購入しました。
    近々読みますね。

    私は、ホワイトボードが大好きです。
    あの主導権を握る感じ、議論をある方向に
    集めていく感じがたまりません。
    ・・・と言うと変なフェチみたいですね(笑)

    2009/03/07 (Sat) 00:36 | テリー #XRms3ZI6 | URL | 編集
    ファシリテーション・フェチ?

    テリーさん、コメントありがとうございます。

    「あの主導権を握る感じ、議論をある方向に 集めていく感じがたまりません。 」

     こういうフェチってあるのかもしれませんね。私もその仲間かも。テリーさんって、沈黙に耐えられないタイプですか?私がこれです。
     例えば、研修の場で初めて顔を合わせたメンバーで「**について議論してください。」とか始まると「・・・。」という沈黙に耐えられず「では、私から****」と仕切ってしまいます。

    2009/03/07 (Sat) 18:22 | 多ぁ忙 #TZpNm4HA | URL | 編集
    ついつい読んでしまいます(笑)

    多ぁ望のブログは「なるほど~」に溢れていて、しかもそれぞれのコラムが繋がっているので、気が付くと時間が結構過ぎてしまうので要注意で読んでいます(笑)。

    左手のカラーペンの持ち方、ユニークですね。漆掻きの際の道具の持ち方とそっくりです(笑)。

    2011/02/05 (Sat) 05:49 | 漆のライキ #- | URL | 編集
    ライキ、コメントありがとう!!

    いつもコメントありがとうございます。

    でもインターネットのワナには陥らないように注意してくださいね。

    このファシリテーターズグリップは意識的に使うようにしています。

    議事録を色分けすることは、自分の理解も、参加者の理解もうながしてくれます。

    2011/02/05 (Sat) 21:55 | 多ぁ望 #TZpNm4HA | URL | 編集

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