整理術講座1:超整理法に学ぶ

 本日のスキルアップ講座のテーマは「整理術」です。今回の講師は私ではありません。優秀な部下のひとり。順次全員に「講師」をやってもらおうと継続的に企画をしていきます。
 そんな彼が選んだ教科書は「超整理法」です。15年ほど昔の著作ですが、彼なりにアレンジした内容でプレゼンしてもらい、私も良い勉強になりました。この流れを継続してきたいと思っています。

「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)
(1993/11)
野口 悠紀雄

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 「押し出しファイリング」とか、「超整理手帳」などで有名な野口 悠紀雄氏の代表著作です。「超整理法」の特徴は図書館方式の分類に警笛を鳴らし、時間軸管理を推奨することです。

整理術講座まとめ
1.分類はなぜうまくいかないのか?

 一般的に項目等で分類しますが、その分類につまずいた経験は誰もがあると思います。このファイルはAの項目にいれるべきか?Bの項目にいれるべきか?どちらも該当する場合は多々あります。これをこうもり問題と呼びます。(こうもりは獣と鳥の両方の要素を持っていることに由来)

2.整理方法比較結果
 ・図書館形式:内容で分類 徐々に崩壊していく 共有情報に適している
 ・辞典形式:五十音順で分類 名付けルール困難 崩壊していく 個人管理不向き
 ・時系列形式:分類しない 捨てる判断用意 個人管理に適している

3.つまり分類せず、時系列に並べるだけ
 これが超整理法です。押し出しファイリングというのもこの時系列管理によって、古くなった物を捨てていくという手法です。ひとの記憶は時系列に強いそうです。
 まずは個人管理のファイルは時系列で並べてみましょう。そして、共有ファイルはきちんと分類すること。

4.PCのファイル検索を活用しよう
 さて、本書では電子文書についての記述はありませんが、電子文書についての応用です。
 最近のPCはHDの容量も無尽蔵に増えていき、ファイルの再整理なんて、手にも負えない状況になっていることと思います。そんな時代には整理は二の次で、「見つかること」つまり検索機能を如何に利用するかだと思います。その基本はファイル名の付け方。これに気を遣うことで、より検索しやすくなります。

5.Googleデスクトップ
 勝間和代さんの「自分をグーグル化する方法」で紹介されている、Googleデスクトップを私も使ってみました。あのGoogle検索エンジンを自分のPCのローカルファイルに利用するというもの。あらかじめインデックスが構築されるので、検索時間がほとんどかかりません。一瞬で検索結果が現れます。これがあると、ファイルの整理なんていらないかも。

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