手帳術セミナー実践レポート

 今日はTaskの完了報告です。もうちょっと早く実施する予定でしたが、なんとか無事終了しました。

  • Task17:手帳使いこなしセミナーを企画する

  •  実はこの企画は第2回目の実施となります。第1回目はセミナーにはなっておらず、昨年の7月にグループメンバーの手帳の使い方に疑問を感じ、全員の使い方を共有したまででした。
     当時の実感としては、かなり「衝撃的」でした。その衝撃は後ほど紹介します。

     あれから半年が経ちました。私自身の手帳術の研究結果とその普及活動のおかげでメンバーの自己管理が大きく向上したように感じました。
     今日のセミナーで、また一歩成長してくれたらと思っています。今日のスキーマはこれです。

    Scheme32:手帳を使って記憶を保管し、能力を補間しよう
    人は忘れるもの。手帳に頼って忘れる不安から解放しよう。



    多ぁ忙Map No.0013(09.02.27更新)

    <半年前の衝撃>
     昨日の記事でも紹介したとおり、我が部署では「期限が守れない」とか基本的なルールが守れないひとが多く見られました。あまりにひどい状況に、ふと手帳の使い方に注目してみました。すると・・・。
     ①ポケット手帳にグチャグチャメモしてる
     ②詳しい内容は別のノートに書く
     ③手帳を持ってない

     こんな衝撃的な状況がありました。①を使っているひとのスケジュールを見せてもらうと、1日の欄にメモが殴り書き。時間割の概念がまるでなし。詳しい内容を②に書いているので、手帳が複数存在している状態。さらに衝撃的だったのは、手帳を持っていないひとがいたこと。これで仕事ができていればスーパーマンなんですが。

    <オリジナルウィークリーリフィルの普及>
    ・5種類の手帳から生まれたオリジナルリフィル

     このブログでは「システム手帳 リフィル 自作」というキーワードで検索してきていただいている方が多いようです。こちらで公開しているように、オリジナルリフィルは5種類の手帳のエッセンスをミックスして作りました。社内でも評判よく、着々とユーザーが増えています。

  • システム手帳リフィルのバージョンアップ4

  •  ①クオバディスアジェンダプランの3ヶ月ミニカレンダー
     ②勝間和代手帳(ワークライフバランス手帳)の縦2列レイアウト
     ③「時間管理研究所」の水口さんリフィルの時間の見える化
     ④「スピード手帳術」からプライムタイムの考え方導入
     ⑤Kenzさんのエクセルマクロ流用


     実際の使い方の例はこちらの記事参照ください。

  • オリジナルリフィルの使い方

  • ・A4見開き1ヶ月の運用提案
     「システム手帳の極意」の本では、マンスリースケジュールとウィークリースケジュールを転記のルールに従って活用する方法が紹介されています。私もこれを実践しています。ルールに従うことで、ダブルブッキングを避けることが可能です。
     ただし、やっぱり複数のレイアウトを使うことに抵抗を感じるひとも多いと思います。私も最初はそう思っていました。そこで、同じA5オリジナルリフィルの印刷方法を工夫することでこんな使い方をしている方が出てきました。

    オリジナルリフィル1ヶ月版

     これはA4サイズの紙に4ページ分を縮小印刷したものです。印刷の指定方法を工夫するだけで、A5のリフィルをいじることなく印刷が可能です。こうやって使うと、A4が見開き2ページで4週間分を一覧することができます。これなら複数のレイアウトを使うことなく、1週間バーティカルスケジュールと1ヶ月の一覧性を両立することができます。

    ・現在の普及率
     こんな使い方も含めて、オリジナルリフィルの普及が進んできました。手帳の課題を共有した第1回目をきっかけに、手帳を新調するひとが増えて、このリフィルを使いたいというひとが増えてきました。現在ほぼ80%のメンバーが活用しています。

    <メンバーの変化>
     そして第2回目を迎えた今は、それぞれがオリジナルの工夫を施して自分の手帳術のスタイルを構築してきています。
     その結果、
     ・自分のタイムマネジメントが以前よりうまくできるようになった
     ・タスク管理が上手にできるようになった
     ・計画の立案がやりやすくなった

     こんな声が聞こえてきました。私自身も半年前と比べれば、より手帳を使いこなせてきていると実感しています。特にタスク管理は毎朝チェックするようになって、抜け漏れが少なくなったと思います。

  • Try92:朝10分でTo Do Listを作ってから行動する。

  • セミナーのひと工夫>
    ・自分の手帳術をプレゼンする
     今日は多ぁ忙が今まで研究してきた手帳術をPRしました。そしてその後、メンバーの手帳術をそれぞれからプレゼンしてもらいました。自分の工夫点を言ってもらい、「おー、それいいよ」とか「それこうしたらどう?」とかいろんなディスカッションが発生して、参加者全員が講師というセミナーになりました。

    ・便覧の共有
     もうひとつの工夫はこれです。システム手帳だと、いろんな資料をはさんだりしていると思います。今回は「これは使える」という資料を集めてもらい、共有しました。けっこう個人が便利な資料をもっていたりするんですよね。人の努力はみんなのもの。こうするとグループの力もあがってくるんじゃないかと思っています。

     今回セミナーを実践してみて、半年前からの全員の成長を目の当たりに確認することができました。今までで一番、効果を実感できた取り組みだったように思います。今後もさらに手帳術を磨いていきたいと思います。


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    コメント

    またまたこんばんは

    多ぁ忙さんこんばんは、Okamuraです。
    拍手ポチです。素晴らしい!次は外部での有償セミナーですね。
    このノウハウを社内だけで取っておくのはもったいないです。
    大阪でやってもらえたら飛んでいきますよ(笑)

    2009/02/27 (Fri) 23:47 | Okamura Shuichi #- | URL | 編集
    こういうセミナーは楽しいです

     みんなの成長を着実につかむためにも、継続的なセミナーってとても有効なんだと思います。いままで経験した外部セミナーでの「講師のイメージ」は私にとってとても大きな存在です。もしかしたら私のロールモデルなのかもしれません。いつか彼らのような講師になってみたいと思います。
     でもその前に、今の社内のできの悪さをなんとかせねば。
     
     ところで「手帳の使い方」なんていう外部セミナーがあるのか?と疑問に思ったんですが、検索してみるとあるようですね。

    http://tiken-kansai.org/TS05/S05-01.htm

     いつか、私もセミナー講師デビューを夢みてみようかな。

    2009/02/28 (Sat) 21:20 | 多ぁ忙 #TZpNm4HA | URL | 編集

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