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議論の見える化をマインドマップで実践!

 今日はマインドマップ議事録の実践結果をレポートしたいと思います。その前に、こんな本を紹介します。まだ読み終えていないんですが、今日の話題に関連が深いので、書評の前に紹介しちゃいます。議事録をうまく描きたいひと、会議をまとめる力を身につけたい人にお勧めの本です。

<キラーワード>
・ファシリテーター
・グラフィッカー


 みなさん、この言葉ご存じですか?会議を推進する上で必要な役割を指しています。

ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ)
(2006/09)
堀 公俊加藤 彰

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 本書のサブタイトルが「議論を見える化する技法」となっています。今回はホワイトボードは使わず、Xmindを使って「議論の見える化」を実践してみました。初めてマインドマップを業務に応用してみました。予想以上の効果に、今とてもワクワクしています。そのワクワク感を伝えればと思い、この記事を書いています。
<ファシリテーションとは?>
 現在私が一番興味があるというか、必要性を感じている能力がこのファシリテーション能力です。個人的にも組織的にも必要だと思っています。
 簡単に言うと、会議をまとめる能力です。効率が高く、生産性の高い会議を経験した方ならわかると思いますが、こういう会議ができるのは議事進行がうまく、周りの参加者の議論をうまくまとめられる人が議長をやっているときだと思います。社内がこのファシリテーション能力が高いひとばっかりだったら、どんなに工数削減ができるだろうかと日々考えています。

 そして最初に紹介した「ファシリテーション・グラフィック」という本で出てくるキーワードがファシリテーター、グラフィッカーです。意味は次のとおり。

・ファシリテーター:会議の議事進行役(議長)
・グラフィッカー:議事をまとめて板書する役(図示係)


 さて、みなさんのところでは会議の推進はひとりで実施してますか?それとも二人ですか?
 本来は上記のようにファシリテーターとグラフィッカーの二人がいることがベストです。でも現実には議長がひとりで、両方をこなさなければならない状況が多々あると思います。実はこの二つの役をひとりでこなすことができるひとって、とても少ないです。私は必要に駆られて忙しい中、毎日何件も会議の推進を議事の記録をこなした結果、ある程度できるようになりました。

 本書の中で興味深い説明がありました。ファシリテーターとグラフィッカーはどちらが議論の行く末を握っていると思いますか?
 当然、議長であるファシリテーターだと思います。しかし、現実はそうではなく、グラフィッカーに左右されるということなんです。グラフィッカーとは実は単なる記録係ではないんです。呼び名のとおり、議論を図示化するひとのことを示します。これが「議論の見える化」なんです。
 ただ、ひとの意見をメモするだけではなくて、現在議論が交わされている内容をキーワードで記録し、その方向性を矢印で示す、参加者の総意はどっちに向かっているのか、結論としてはどれを選ぶのか?じゃあ、これにしようと○で囲む。こんな進め方をグラフィッカーはホワイトボード上で図示します。
 つまり、議長の言葉での誘導よりも図示された内容に誘導されるわけです。「誘導」という言い回しは適切ではありませんが、会議の方向性はグラフィッカーが握っているということになります。

<人材教育の課題を考える>
 さて、今日は先日のトライ宣言した「勉強会」を企画する上で、他部署のメンバーを呼んで会議を招集しました。

  • Try118:社内勉強会を開催しよう
    自部署を超えて、新たな人脈レイヤーにステップアップしよう。

  •  このブログでもいろいろと紹介してきたように、我がグループでは専門的な知識や技能よりも基本的なビジネススキル不足に悩んできました。いろいろとスキルアップ講座を実施しているのもこれが理由です。そこで今度は部署を超えて、スキルアップの活動をしていきたいと考えて、関連メンバーに集まってもらいました。
     専門分野が全くことなる他部署からそれぞれ参加してもらい、ほぼ全員が初顔合わせでした。今回の議論のテーマは「現状の課題と、人材教育の必要性」です。

    <議論の見える化をマインドマップで実践>
     会議のスタート前に、予めXmindでテーマと議題を用意しておきました。そして各部署と各担当者の名前をメインブランチに記入。そして自分の部署内の状況は事前に作っておきました。
     これをベースに、プロジェクターで映しながら会議をスタート。これが意外と面白かったです。
     通常の会議では、ホワイトボードに議事をまとめる際にはどうしても後ろを向いて会話が途切れてしまいます。ところが、Xmindで議論している内容をキーワードだけツリーに入力していくだけの作業なので、会話をしながらキーボードをたたくだけで議論を妨げることがありません。同時にそのツリーの変化を参加者が目の当たりにしているため、議論の方向性もわかりやすくなりました。
     またマインドマップの特徴である放射状のツリーであることがさらに有効で、議論が別の方向に変わってもすぐに画面を少し動かすだけで確認したいツリーがみれるところも新鮮に感じました。

     というわけで、今まで自分の考えをまとめることにしか活用したことがなかったマインドマップ。今回はXmindのソフトを使ってマインドマップを使った会議を体験することで、自分の考えだけでなく、チームの考えをまとめる作業にも大いに活用できる手法だと実感できました。また何かの会議に応用していきたいと思います。

    マインドマップ議事録の描き方>
     では今回のマインドマップ議事録のサンプルを紹介します。ポイントは次の6つです。

    1.議題をあらかじめツリーに書いておく
    2.参加者をツリーに配置しておく
    3.自分の話したいことをツリーに書いておく
    4.まとめのツリーを用意しておく
    5.プロジェクタで映してみんなで見ながら会議する
    6.議論はその場でキーワードをツリーに反映する


     今回は聞きたい内容がおよそ決まっていたので、各部署の下に配置されるツリーは共通です。そこで、議論をしながらツリーをコピーペースとして、どんどん会話の中のキーワードをつなげていきました。お互いに話をしながら、ここは「こっちかな、いやこっちだ」など全員でマインドマップを描いていくようなイメージでした。
     会議終了後は、多少の手直しを加えて議事録として配信しました。以下のマインドマップ議事録のサンプルを参考にしてみてください。


    多ぁ忙Map No.0031

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    tag : Xmind マインドマップ議事録

    comment

    Secret

    会議でマインドマップは使えますね

    多ぁ忙さん、おはようございます。

    私も何回か会議でMindmapを使ったことがあります。
    ホワイトボードを使ってのディスカッションは
    盛り上がりました。
    あとWorkshopでも使用しました。
    最初に全体像をFreemindで見せておき
    ここのトピックは関連資料にリンクさせておきます。
    つどFreemindで、現在の進行地点を確認しつつ
    関連資料のパワーポイントで詳細を説明
    というのはインパクトがあってなかなか良かったです。

    ついに実践しましたね!

    多ぁ忙さん
    こんにちは、Okamuraです。

    多ぁ忙さんがこの記事をワクワクしながら書いていたのを感じ取れます(笑)
    そしてみんなにも試してもらいたいという気持ちも伝わってきます。

    私も先週、会社のスタッフと同じようなミーティングを開催し、議事録としてJPEGにエクスポートしたファイルを参加者に送付しました。
    その時のXMind議事録をサーバに公開しました。

    http://share.xmind.net/okasyu/the-way-of-meeting-future-xx/
    (マップ中に個人名やクライアント名が入っていたので一部編集しています)

    マインドマップ議事録は
    1.議事進行内容の見える化
    2.全員の認識共有
    3.議事録作成工数の削減

    こういったメリットがあると思います。
    また「決める」会議ではなく「情報を出す」会議に適しています。

    会議の中で「言葉」だけでなく会議内容が「見える化」され、そのマップが会議中にどんどん作られていくという「実感」を得ることによって、
    V「視覚型」
    A「聴覚型」
    K「体感覚型」
    全てのタイプに適応できる素晴らしいスタイルだと思います。

    テリーさん、コメントありがとうございます。

     テリーさんはすでにマインドマップを活用していらっしゃるんですね。社内でのマインドマップの知名度はけっこう高いのでしょうか?
     うちの社内では、今のところ「知ってる」という人にまだ出会ったことがありません。さびしい限りです。「世界的に注目されている放射思考法」と私は宣伝しているんですが。
     でも今回のXmindでの会議は参加者にはかなりインパクトがあったようです。ぜひソフト使ってみたいという声が多くありました。今後も広めていきたいと思っています。

    ついに実践してみました!

    こんばんは。Okamuraさん、いつもコメントありがとうございます。
    Okamuraさんに刺激されて、実践してみました。いま振り返ってみると

    http://okasyu.blog65.fc2.com/blog-entry-53.html

    の記事で、宣言してましたね。実はこの記事を書く上で、Task宣言を過去にしていたような気がして、見つけられなかったんです。Okamuraさんのブログで宣言していたとは、すっかり忘れていました。
     Okamuraさんのコメントを見ると、同様に有言実行してますね。今後もよいきっかけを共有していきましょう。

    Okamuraさんのマインドマップ議事録参考にさせていただきました。
     今回はまさに「情報を出す」会議だったので適していました。今後もブレインストーミングのチャンスを見つけて活用していきたいと思います。

    高いですよ

    多ぁ忙さん

    こんばんは。
    うちの会社だと、割とマインドマップの知名度高いですよ。
    もともと知ってるという人が何人かいまして
    その方たちと私で、盛り上がりました。
    あとはゲリラ的に、広がっていった感じがします。
    実際にガシガシつかっている人はまだまだ少数ですけどね。

    あと、社外のMeetingでMindMapでメモをとっていると
    「おお、MindMapじゃないですか!」と言って下さった
    お客さんが一人だけいらっしゃいました。
    嬉しかったです♪

    知名度あげていきたいです

    テリーさん、再びコメントありがとうございます。
     なるほど「ゲリラ的に広がっていった」んですね。うちの会社でもゲリラを起こして、広げていくか。
     Okamuraさんのコメントにあったように「情報を出す」ための会議にどんどん使っていこうと思います。
     Xmindは使いやすいので、考えの整理にはとても適していますよね。
    プロフィール

    多ぁ望@新習慣クリエイター

    Author

    多ぁ望@新習慣クリエイター
     多忙な毎日にめげず、日々、新たな習慣を身につけるべく、努力するエンジニア

    ストレングス・ファインダー
    1.戦略性
    2.最上志向
    3.親密性
    4.責任感
    5.着想

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