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情報の一元化とは、思考ツールの軸を定めること

 昨日の記事「情報は1冊のノートにまとめられるのか?」に対して、答えを明記していませんでした。みなさんからのコメントをいただき、改めてこの疑問に立ち向かってみました。

 やはり結論は

 「情報の一元化はできない。」

 です。ただし、情報の一元化を否定するわけではありません。ビジネスやプライベートでの情報管理ツールをひとつにすることは困難ですが、一元化する価値は大いにあります。常に持ち歩くもの、そうでないものがあって、それぞれ目的に応じたものを適切に使いこなすのがベストです。
 そこで、今回のマインドマップを描いて気づいたことがこれ。

 「情報の一元化とは、思考ツールの軸を定めること」

 です。

多ぁ忙Map No.0020
<やっぱり、複数の情報管理ツールが必要>
 昨日コメントいただいた、テリーさん、Okamuraさんも手帳に加えてメモ帳を普段から使いこなしていらっしゃいます。自分も含めて、情報を一元化することは困難じゃないかと思いました。
 そこで、自分の情報管理ツールがどれだけ分散しているのか、振り返ってみました。

<どれだけ分散しているのか?>
 まず観点を次のように考えました。
観点1.携帯性
観点2.ビジネスとプライベート
観点3.アナログとデジタル


 その結果、次のようになりました。
・プライベート
 1.携帯電話(常に携帯、デジタル)
 2.ロルバーンA6手帳(常に携帯、アナログ)
 3.iPod touch(必要なときだけ、デジタル)
 4.MacBook(必要なときだけ、デジタル)

 (読書メモ(これはマインドマップにしたら捨てる))

 読書メモはすぐデジタルデータにするので、ツールから除外します。結果として、アナログ1種類、デジタル3種類を使っています。

・ビジネス
 5.システム手帳(常に携帯、アナログ)
 6.バインダー(常に携帯、アナログ)
 7.ノートPC(必要なときだけ、デジタル)
 8.成長ノート(必要なときだけ、アナログ)

 
 というわけで、プライベートとビジネスを合わせるとアナログ4種類+デジタル4種類の全8種類も使っていることになります。では、これらを減らす必要があるのでしょうか。

<一元化すべきか?>
観点1:携帯性

 常に携帯する必要のあるツールと、そうでないものは使用頻度が異なります。つまり情報を持つ時間の幅が異なるため、これをひとつにするのは無理があります。常に携帯するものはおよそ1週間分の情報を管理(バインダー)。そうでないものは3ヶ月(システム手帳)、半年、1年単位(成長ノート)で使っていくものだったりします。これを合わせてしまってはとても1冊には収まりません。

観点2:ビジネスとプライベート
 手帳術の本を読むと、区別なくひとつにすべきという意見が多く紹介されています。私はそうは思いません。手帳の目的が異なるのでここもひとつにする必要性は感じません。人生の目標などはひとつの手帳に書くべきかもしれませんが。
 ただし、自分のスケジュールの管理に対しては、ひとつ改善したい項目があります。プライベートなスケジュールは多くないので、これをビジネススケジュールに反映するべきだと思いました。ビジネスのスケジュールを調整する上で、プライベートのスケジュールを犠牲にしてしまっては、ワークライフバランスが崩れてしまいますからね。
(以前、手帳を持ち帰らないというポリシーを持っていましたが、これを改めたいと思います。)

観点3:アナログとデジタル
 そして3つ目の観点はアナログなのか、デジタルなのか。あまり意味のある議論ではないと思いますが、それぞれの特徴は大きく異なります。よって、特徴を活かした使い方があるはず。自分にあった使い方を見つければ良いと思います。この時代、デジタルツールなくして、成り立ちませんからね。ただし、デジタル一本というのも無理があると思っています。私はすぐに開けて、すぐに書けるアナログ手帳がやっぱり使いやすいです。

 というわけで、一元化すべきか?という問いに対してはNOが答えです。3つの観点から目的に応じた使い分けが必要だということです。

<思考の軸を定める>
 いろんなツールを使い分けるためには、ひとつ重要な要素があります。それは「軸」を定めることです。
 今回自分の情報管理ツールを整理した結果、気づいたことは、プライベートでの思考の軸は「ロルバーンA6手帳」にあること、そしてビジネスでの思考の軸が「システム手帳」にあることでした。
 思考の軸とは、常に持ち歩いて「何かを考える」ためのツールになっていること。プライベートでは、ブログのネタだったり、本選びのメモだったり、自分の行動を決めるための思考の中心になっています。一方ビジネスでは、システム手帳をベースにスケジュールを組み立てたり、プロジェクトの進捗を管理したり、やっぱり思考の中心にあります。
 他のツールは、中心軸からちょっと離れたところにあって、必要なときに威力を発揮してくれればそれでOKです。

 というわけで、

情報の一元化とは、ツールをひとつに絞ることではなくて、自分の思考の軸を定めること」

 と考えました。いろいろなツールを使いこなすことは、ひとつの楽しみでもあります。減らすことに努力する必要はなくて、自分の「軸」がしっかり持てば良いのです。なんかすっきりしちゃいました。

<今日のXmind使い方情報>
 今日はトピックの形状を変更する方法を紹介します。トピックの形状には、普段使ってきた円滑な長方形から、楕円、ダイヤモンド、など10種類用意されています。その中から、今回は「シャボン玉」を使ってみました。吹き出しマークのように利用できます。

吹き出し形状

 実は、今日から「読書マップ」と「アイデアマップ」を区別することにしました。(というメモを吹き出しに表現しています。)

・読書マップ:従来どおりの黄色+方眼の背景
・アイデアマップ:水色+方眼の背景

 今後も自分のマインドマップスタイル構築をめざしていきます。

Try106:A5システム手帳をスケジュールのメインにしよう!
ビジネス手帳にプライベートの予定を反映して、ワークライフバランスを取ろう。
Schema14:情報の一元化とは、思考ツールの軸を定めること
復習 Try104:読書マップにタグを追加し、数をこなそう。
復習 Try37:メモ帳を携帯し,使いこなそう.

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theme : 資格・スキルアップ・仕事 genre : ビジネス

tag : 仕事楽ハック 情報の一元化 ワークライフバランス

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2.最上志向
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4.責任感
5.着想

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