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オンタイムの作り方

 先日、20名を集めたフューチャーセッションを行ってきました。 こんにちはAha2ファシリテーターの多ぁ望です。

 マル1日をかけて、未来シナリオを導くセッションです。

 3回シリーズで企画しているんですが、その1回目が無事終了しました。

 今までも様々なワークショップを企画、実践してきましたが、毎回、予定のスケジュールから押して、思うような進め方ができなくて反省することが多くありました。

 ところが、今回は9:00ぴったりにスタートし、終了が18:00予定。

 クロージングの際には、このワークショップの感想をそれぞれポストイットに書いてもらって全20名に発表してもらいました。

「普段使わない脳を使った。視点が広がった。」

 などたくさんの気づきを得てもらうことができました。

 さて、最後の1名が言い終わり、終了の一言に次のような言葉を付け加えました。

「みなさん、お疲れ様でした。ここで時計を見て下さい。なんと18:00ぴったりです!」

 実は、終了時刻はぴったり合わせることができましたが、そこまでのスケジュールはそんなに予定どおりではありませんでした。

 今回はファシリテーターとしての時間調整のノウハウを紹介していきたいと思います。

未来シナリオ2


  • Scheme646:1時間の余裕とリアルタイムファシリテーションがワークショップにオンタイムを作り出す。

  • ワークショップの設計


     全体の取り組みのステップとしては次のように進めていきます。

    STEP1:スキャニングセッション(今回)
    STEP2:シナリオセッション
    STEP3:アイデアセッション

     今回はSTEP1を一日かけて実践してきました。

    9:00:オープニング
    10:00:未来洞察
    11:00:PEST分析
    12:00:昼食
    13:00:ワールドカフェ
    14:00:変化の兆し
    15:00:2軸4象限の作成とアイデア提案
    16:30:グループ発表
    17:30:クロージング
    18:00:終了


     これがラフなスケジュールです。およそ1時間刻みで見積もり。後半の15:00以降は1時間程度の余裕を取っています。

     この「1時間程度の余裕」が今回のポイントでした。

     今までのワークショップ設計ではどうしてもつめこんで休憩時間もなかなか取れないスケジュールになってしまい、結果的に予定どおり進められず、後半でアタフタすることが多くありました。

    フューチャーセッション設計


    リアルタイムファシリテーション


     ファシリテーションとは、場の進行を円滑に進めることを意味します。それを実行する役割がファシリテーター。

     当然、場づくりは参加メンバーの多様な集まりによって、対話の方向性や課題のとらえ方、進め方などが変わってきます。

     よって、ワークショップ設計がどれだけすばらしいものであっても計画どおりに行くものではありません。

     だからリアルタイムにファシリテーションを行い続ける必要があります。

     つまり場の活性化を円滑にサポートしながら、時間調整を重ねていくことです。

     今回の予定に対する実績を紹介します。

    9:00:オープニング(9:00〜9:45)
    10:00:未来洞察(9:45〜10:40)
    11:00:PEST分析(10:45〜12:00)
    12:00:昼食(12:00〜13:00)


     AMは、ほぼオンタイムで推進できました。1時間刻みのスケジュールなので、ある程度前倒しできる想定で進めていきましたが、結果的にはオンタイムでお昼休憩に。

    13:00:ワールドカフェ(13:00〜13:15)
    14:00:変化の兆し(13:15〜14:50)
    15:00:2軸4象限の作成とアイデア提案(15:00〜17:00)
    16:30:グループ発表(17:00〜17:40)
    17:30:クロージング(17:40〜18:00)
    18:00:終了


     PMは実際にはオンタイムではなく、ファシリテーターがドキドキハラハラしながら、リアルタイムに流れをあれこれ調整していきました。当然、当初の計画とは違った進行に切り替える部分もありました。ワールドカフェのメンバー入れ替えを減らしたり。

     特に今回、工夫したところはグループワークのサポートです。

     4つのグループに分かれてPMは進めてもらいました。グループには個性が出ます。大いに盛り上がって発散しまくって、まとまらないグループ。静かに対話をしながら徐々にまとめていくグループ。途中で大きく方針転換するグループなどなど。

     このワークショップでは後半でグループの成果を発表する予定を組んでいました。

     そこで、発表内容をまとめるためにはある程度のサポートが必要となります。

     グループごとにサポートの力を加減しながら、ある程度のアウトプットのレベルまで導いていきます。(一部のグループは上記スケジュール通りじゃなくて、遅れてたりする。)

     それによって、なんとか30遅れでプレゼンテーションにこぎつけることができました。これらのファシリテーションのことを「リアル・タイムファシリテーション」と呼ぶことにします。

     あとは4つのグループ発表と、質疑応答、最後の感想の見積もった時間は、着実に収束させることができました。

     というわけで最後の一言が出たのでした。

    「みなさん、お疲れ様でした。ここで時計を見て下さい。なんと18:00ぴったりです!」

     今日のスキーマです。

  • Scheme646:1時間の余裕とリアルタイムファシリテーションがワークショップにオンタイムを作り出す。
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