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ふつうの会議ではやらないこと

 「すごい会議」ではふつうの会議ではやらないことがたくさんあります。こんにちは、Aha2ファシリテーターの多ぁ望です。

 前回書いたように、「すごい会議」ではすごいテンションで進みます。

 全員をそんなテンションにもっていくことは難しくないのでしょうか?

 今回はそんな疑問について考えてみたいと思います。

1.マシュマロチャレンジ!
2.ふつうの会議ではやらないこと(本日の記事)
3.自分ゴト化と行動化


 詳細を知りたい方は、ぜひこちらの本を読んでみて下さい。その仕組みがわかりやすく説明されています。



すごい会議

 今日のスキーマです。

  • Scheme601:ふつうの会議ではやらないことをすごい会議ではやる。だからふつうの会議では得られないすごい成果が得られる。

  • ふつうの会議ではやらないこと


     ここでは「すごい会議」でやる方法の中で、ふつうの会議では絶対にやらないと思われる10のやり方を書き出していきます。すごい会議の実際の流れについてはこちらの記事を参照ください。

  • すごい会議の実践が感動を与えてくれた(2008.10.03)

  • 1.ニックネームで呼び合う

     これは必ずやるようにしています。なぜならニックネームで呼び合うことをお互いに許可する雰囲気を作れると、一気にコミュニケーションが活性化できます。そこには上下関係の枠が取っ払われるため、議論が深まる効果があるのです。

     これをきかっけに、普段の業務でもお互いにニックネームで呼び合う環境ができたりする場合もあります。私もこれをきっかけに失礼ながら先輩を〇〇ちゃんって呼ばせてもらっています。こういうことって普段の状況ではハードル高いんですよね。

    2.得たい成果を宣言する

     すごい会議はオフサイトミーティングとして普段の会議室から離れて行うようにしています。マル1日かけて何も成果が得られなかったら最悪です。ならば自分が終わったときに何を得ていたら最高か?ということを書きだしてもらいます。ふつうの会議ではなかなかやりませんよね。

    3.その成果に誰が一番影響を与えるか考える

     その成果を得るために一番影響を与えるのは「自分」です。でも、人はどうしてもそのプロジェクトのリーダーだったり、進行役だったりに責任を委ねようとしてしまいます。それがふつうの会議です。でもそうじゃないことに気づかせることがこのやり方のねらいです。ここで会議のテンションはひとつレベルアップします。(冒頭の写真参照)

    4.普段と違う方法について体験させ、考えさせる

     すごい会議ではポストイットを多用します。それも1分で書かせます。その効果を体験し、なぜその方法を使うのか一緒に考えてもらい、その意味を実感してもらいます。これによって、ふつうの会議よりも短時間でアウトプットが引き出されていく効果を理解することができます。(つまり拒否反応が現れにくくなる)

    5.言えない問題を言う

     「言えない問題」とは仕事上ではひとには言えないことです。にもかかわらずこれをぶっちゃけてしまいます。それが言えるためにはある程度のチームワークができていないと言えません。つまりすごい会議の流れに従うと、ここまでにチームワークが形成されているのです。
     ぶっちゃけられる雰囲気はさらにチームワークのレベルをひとつあげてくれます。

    6.問題を問いに変換する

     ふつうの会議では「問題」を起こした当事者が関連部署を呼び、会議を行うことが多いと思います。その場合は問題を起こした側対被害を受ける側という図式で対決が起こります。これでは解決策にたどり着くのはいつになるのかわかりません。
     すごい会議では「問題」を

    「どのようにすれば〇〇できるだろうか?」

     という文章に変換して扱っていきます。これによって参加者全員の脳は「問題」から「解決策」にフォーカスを切り替えることが可能となります。

    7.かっこいい戦略的フォーカスを書き出す

     戦略的フォーカスとはプロジェクトが目指す目的のことです。

    「〇年〇月〇日までに私達は〇〇〇を達成することにより、世界一〇〇なチームとなる。」

     というようなかっこいい文章をつくりあげます。改めて読むと恥ずかしいくらいの内容だったりします。でもそれをチームメンバー全員でつくりあげるところに意味があり、めざすゴールを一致させることができます。
     ふつうのプロジェクトにも目的、目標は当然あるはずですが、そこにかっこよさとかは求めていません。それはひとりのリーダーが勝手に作ったものでしかないことが多く、チームメンバーにはやらされ感が蔓延することが多いわけです。

    8.プロジェクトにニックネームをつける

     これはまずふつうのプロジェクトにはありません。おそらくなんらかの記号で記述しているところが多いかもしれません。その記号はプロジェクトメンバーにはわかっても、第三者にはわかりません。
     すごい会議では必ずプロジェクトにもニックネームをつけます。それはかっこいい戦略的フォーカスを想起させるキャッチーなキーワードとなります。それによって、チームの一体感や、モチベーションを維持することが可能となります。

    9.役割分担を明確化する

     ひとつのプロジェクトには複数の部署のメンバーで構成されます。その際にはそれぞれの部署ごとの役割があるので、プロジェクトに改めて役割を決める必要はないとふつうの会議では考えます。いや、それが前提条件になっており、悪いことに自分の部署の責任範囲を超えたことはやらないことがデフォルトになっていたりします。
     ところが、すごい会議では「かっこいい戦略的フォーカス」を実現させるためにどんな役割をだれが実行するとベストか?という議論をした結果、メインパイロットとサブパイロットがきまり、小さな役割のグループが設定されます。それは自分の部署の役割を超えている場合がほとんどです。

    10.自分の行動を宣言する

     この1日で洗い出された課題は、誰が何をすべきかというリストに書き出していきます。これがコミットメントリストと呼ばれているものです。ふつうのプロジェクトでは課題推進表として扱っていることと思います。でも戦略的フォーカスにつながっているかどうかが違うところです。
     すごい会議ではさらにクロージング時に「自分の1ヵ月以内に起こすインパクトのあること」を宣言します。会議のやり方もチームワークもレベルアップした状況から出てくる宣言はとてもインパクトのあるものばかりです。

    途中のプロジェクトに適用する工夫


     今回、注意したかったことは「すでにプロジェクトを進めてきたチーム」に対して、新しい方法にチャレンジすることです。

     キックオフではすごい会議の手順通りに進めれば大方うまくいきます。でもこういう場合は注意が必要です。

     なぜならチームメンバーは「すごい会議」を体験することは目的じゃないから。プロジェクトのこれからの展開を決めるために来ています。

     なので

    「なんだよ、今日は研修か?」

     というように感じてしまってはダメなのです。

     今回は全ての手順を取り込むのではなく、最初と最後のみ適用し、中盤はプロジェクトのメインの議題に活用してもらうことでバランスをとりました。

     さて、その結果は?

     次回に続きます。

  • Scheme601:ふつうの会議ではやらないことをすごい会議ではやる。だからふつうの会議では得られないすごい成果が得られる。
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