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IT時代の究極の情報共有ツールはこれだ

 デジタル・オフィスが進むこのIT時代に、「情報共有」がスピード重視で実現できる方法を提案します。それはこれです。

 「A1サイズの紙」+「フリップボード」

ミーティングボード

 みなさんの会社では、「フリップボード」を活用しているでしょうか。最近は会議の議事録もコピーボードで印刷すればすぐにPDFファイルにすることが可能です。
 そんな時代にこそ、必要な「情報共有ツール」がこれ「A1サイズの紙」であると宣言します。昨日紹介した「赤信号の問題」を一気に解決するために、この紙が大活躍する予定です。なぜかというと・・・。

 1.A4サイズを8枚一覧できる
 2.デジタルファイルのアナログ出力として利用
 3.複数人数での情報共有が容易
 4.その場で得られた見解、分析結果を手書き可能
 5.書き込んだ紙の閲覧性に優れる


 先日紹介した、「超「超」整理法」の中でも野口先生はデジタル・オフィスがペーパーレスオフィスを実現することではないと言っています。そしてデジタルとアナログの役割を明確化しています。

 デジタルの強み:検索能力にすぐれている
 アナログの強み:入力の容易さ、一覧の容易さ


 これらを考慮すると、デジタル・アナログのメリットを生かすためには、アナログで入力し、デジタルで保存する。そしてアナログで出力するという使い方を提唱しています。

超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
(2008/09/18)
野口 悠紀雄

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 さて、話を「IT時代の究極の情報共有ツール」に戻します。この言葉からみなさんが想像するツールは最近注目されているWEBコラボレーションツールとか言われている次世代のデータベースソフトだと思います。ネットワークを利用し、ひとつの文書を複数のユーザーが編集を重ねて形にしていくというものです。

 うちでもこんなツールをトライしていますが、なかなか思うような成果が得られていません。このツールのねらいは「ロケーションに依存することなくコラボレーションが可能」ということです。このねらいは正しいのでしょうか。
 個人的な感想としては、顔をつきあわせた会議でないと、価値あるコラボレーションは生まれないと考えています。ネットワークを利用して、顔もみない者どうしが価値ある成果を出せるでしょうか。

 実際に短期集中で、問題を解決するためにはスペシャルチームを選出し、複数の人材によってパラレルに業務を遂行することが最大の効果が得られます。このとき、重要なのが「複数の人材」がいかに情報を共有して異なるタスクをパラレルに流せるかということです。

 こんな状況では、いちいちネットワーク上のファイルを閲覧するといった個人的な対応では情報共有なんて不可能です。デイリーで、スペシャルチームメンバーがそれまで得られた結果を共有し、その日のうちにどんな方向に進めれば良いのかをその場で決断することが求められます。

 ここに多いに活躍するのが「A1サイズの紙」+「フリップボード」なのです。野口先生の提唱するデジタルファイルのアナログ出力を利用した使い方の例でもあります。

 スペシャルチームメンバーがそれぞれに推進した結果を各自がもちより、A1サイズの紙に貼り付けます。(まとめる必要はありません。最低限のデータを貼るだけ。そこから得られる分析結果などはその場で手書きすればOKです。)A4サイズであれば8枚を貼ることが可能です。つまり8ページ分の内容が一覧できるわけです。テーブルに4枚くらいひろげれば、32ページ分を一気に一覧することが可能です。これはPCにはできない技です。

 その場で、今後の推進項目を展開日程にA1サイズの紙に書き出すことで、その日の実行計画が明確になり、課題解決へのベクトルが決まり動き出します。
 その実行計画は、デイリーでメンテし、予定と実績をリーダーが刈り取っていきます。紙なので、予定を斜線で、実績を上書きする。これを繰り返すことで、ゴールに近づいてきます。

 これが短期集中決戦の王道です。「IT時代の究極の情報共有ツール」を使いこなしましょう。

Scheme9:「IT時代の究極の情報共有ツール」は「A1サイズの紙」+「フリップボード」だ.
Try49:フリップボードの閲覧性に優れた大きな紙で情報共有し、ベクトルを定めよう。
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comment

Secret

前向き提案ですね!

昨日のブログは心配でしたが、
さっそく情報共有ツールのご提案とは、
前向きですね!
今回も勉強になりました。

あくまで非常事態用のツールですが

kendenさん、コメントありがとうございます。
 このフリップボードは3ヶ月くらい前に、発注を依頼したものなんです。どこが予算を出すか、なぜこれが必要なのかとか、いろいろもめた結果3ヶ月もかかってしまったという経緯がありました。
 でも、今回の問題発生と同時に納入されたので、「待ってました」と活躍のチャンスと考え直して、この非常事態を乗り切ってみたいと考えています。通常業務ではこういうやり方は取りませんよね。

MITの石井教授も

マサチューセッツ工科大学の日本人教授、石井裕氏もミーティングには「紙」を使っているそうです。
ITはまだまだアナログを超えてはいない。
太古の発明品である「紙」を超える発明はまだなされていないんでしょうね。

アナログの長所

Jobjoyさん、コメントありがとうございます。
 やっぱりアナログの長所はデジタルでは越えられないですね。手帳なんか特にそう感じます。
 おそらくこういう認識は広くされていると思うので、IT技術もデジタルの短所を克服すべく研究が進んでいることと思います。
 丸められるディスプレイとか、超薄型ディスプレイとか話題になっています。いつか、ノートPCの起動時間が0.1秒で、ポケットサイズ。キーボードが拡大して飛び出して、ディスプレイは自由にA1サイズまで広げられるなんてものが出てきたらいいですね。今度絵に描いてみようかな。
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