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ロータスノーツ活用講座

 みなさんの会社ではノーツ使っていますか?すでに何度かノーツの記事を紹介していますが、今回は社内で実施したノーツ活用講座の話題提供です。今回の講習会開催のために習得した「技」をいくつか紹介します。講座のキーワードはこれです。

 「ノーツはメーラーなのか? いや、グループウェアである!」

Lotus Notes6 クライアントガイドLotus Notes6 クライアントガイド
(2003/06)
加山 恵美

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 この本はVer6用の書籍ですでに絶版です。そのせいか、プレミアがついて定価の5倍くらいで購入しました。その分を回収しないと!
 今回の講習会をきっかけに、かなりノーツの使い方が変わってきました。ようやくグループウェアとして利用をスタートすることができました。みなさんもこんな機能を使いこなしていますか?

<ロータスノーツ6活用講座>
1.フォローアップ

 実は、この機能はすでに紹介した書籍にはどこにも載っていないんです。不思議です。実際、この名前だけを見てもどう使って良いのやら想像もできません。ノーツはそんな機能がたくさんあって、書籍などに頼らないと独自ではなかなか使いこなすことが困難です。
 まず、フォローアップがなんなのかを簡単に説明します。メールってたくさん受信箱にたまって重要なメールをあとから掘り出すことって大変ですよね。そこで、フラグをつけてわかりやすくしておくこと。さらにそのフラグにはアラームやコメントなどをつけることも可能です。

 メールの処理のコツについては、「時間管理研究所」の水口先生の手法を参考にしてみてください。

ノーツ:フォローアップ

 上記画像のように、左下のウインドにフラグをつけたメールが表示されます。受信箱に埋もれた重要なメールにはフォローアップ機能をつかって、フラグをつけましょう。

ノーツ:フォローアップダイアログ

 フォローアップには上記ダイアログが表示され、各種設定が可能です。フラグには重要度に応じた3種類が選べます。そして、コメントを記入できます。さらにアラームを鳴らす(ダイアログを表示)することが可能です。これを使えば、1週間先に再び決まった時間に特定のメールをチェックすることができます。(1週間前のメールをひたすら探すのってけっこう大変ですよね。)

2.メールからタスク、メールから会議通知などの切り替え
 次は、「コピーを追加」ボタンの機能の紹介です。これも実際につかてみないとその意味が理解できません。ノーツにはメール、タスク、会議通知などの文書が存在します。それぞれ形式が異なるのですが、このコピーボタンを利用すると、3種類のどの文書からも切り替えることが可能。つまりあるメールを使って、その送信者アドレスに対して、会議通知を発行するということがワンクリックで利用できます。非常に便利な機能です。

ノーツ:コピーメニュー

3.タスク、グループタスクの普及
 この「タスク」機能も、全く利用していませんでした。社内で、タスクを第3者から受け取ったこともほとんどありません。それだけ使ってないということなのでしょうか。私は2ヶ月前くらいからバンバン使うようになりました。
 これはTo Do Listなんですが、自分用にも便利ですが、業務指示をした刈り取りにはグループタスクといって、第3者に依頼することが可能です。タスクを受け取ったひとには「完了」ボタンをクリックさせるという教育が必要ですが、これを徹底すると口頭での指示に対する遅延などが減らすことができます。例えばグループメンバー全員に実行してもらう場合、タスク完了の状況がツリー表示されるため、誰が出来ていないか一目瞭然です。

4.グループカレンダーの活用
 グループウェアとしての機能の王道はこれでしょうか。これを利用するためには、ひとつデフォルトの設定を修正する必要があります。まずこの画面を見てください。

ノーツ:グループカレンダー

 上部の画面がグループメンバーのスケジュール一覧表になっています。横軸は9:00~20:00を示しています。赤いブロックは会議などの予定が入っている時間です。つまりこれをチェックすれば、グループ全員が集まれるのはどの時間か?ということが簡単に確認できます。
 必要な設定は、ツールのプレファレンスにあるスケジュール表示の時間設定です。デフォルトでは9:00~17:00となってるため、17:00以降はすべて予定が埋まった状態で表示されます。ここを9:00~20:00に変更しましょう。(あまり遅い時間に会議を設定するのは好ましくありませんが)

5.ジャーナルの活用
 つづいて、「ジャーナル」の活用です。これまた意味不明な言葉です。理解してみると、ノーツのDB機能を利用してローカルに作る自分用のデータベースのようなものです。ちょっとしたメモなどを残したいことってよくあると思います。それを階層などつくって、保存できたら便利ですよね。これを実現してくれるのがジャーナルです。

ノーツ:ジャーナル

 こんな画面です。左メニューには、自由にフォルダを作ることが可能です。そして作成した文書はノーツのデータベースの文書と共通なので、コピーペーストでメモを残すといった使い方が可能です。

Try43:フォローアップとグループタスクを活用して業務効率をアップしよう
復習 Try12:ノーツのグループ・ウェアとしての価値を見いだす
まずは機能を理解し、実践。効率をあげる使い方を見つける

復習 Task3:現在の課題の克服と高効率な使い方の普及 →完了
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