議事録が議事録であるために

 今日も続けて「会議術」をとりあげます。こんにちは、コンセプトデザイナーの多ぁ望です。

 みなさんの会社では、どんな議事録を残しているでしょうか?

 今日は「議事録」の話題です。

 わたしも社内ではひっきりなしに会議、会議を重ねています。

 会議をうまく進めるために、重要なカギをにぎるのが議事録なんです。

 前回紹介したこの言葉。

U字管現象
 組織には必ず対立部署が存在します。それをUの字の先端に例えたとき、コミュニケーションを取るのは下の方だけという意味。つまり、上層部のコミュニケーションは希薄で対立したまま。部下たちだけが会議をしている状況。

 こちらの本で、日産がどのようにU字管現象を回避したのかが取り上げられています。

No.450

日産 驚異の会議 改革の10年が生み落としたノウハウ日産 驚異の会議 改革の10年が生み落としたノウハウ
(2011/12/23)
漆原 次郎

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  • Scheme372:議事録が議事録であるためには、プロセスと合意された結論を残すこと、そして配信スピードを重視すること。

  • 会議に浪費する時間


     以前、現状調査したことがあるんですが、日々の工数の20%近くを費やしていることがわかりました。

     この会議中は、重要な人物が多数拘束されています。

     あの人が会議に出席せずに、もっと業務を進めてくれれば・・・。

     なんてこともたくさんあるはず。

     もちろん、課題解決までの会議の回数が減ればそれだけ仕事が円滑にまわることになります。

     さて、もう一度質問します。

    「みなさんの会社では、どんな議事録を残しているでしょうか?」

     私の会社でも、部署によってまちまちだったりします。

     一番さけたいのがこんな状況。会議が終わった後に・・・。議事録を書く部下がいて、関連部署の上司にこんな言葉をかけます。

    「今回の会議の議事録は、この内容でよろしいでしょうか?」

     この手続きのため、議事録の配信が1、2日遅れるかもしれません。

     さらに受け取った部署からクレームが・・・。

    「ここの結論にはいたってない!このように書き直すように!」

     そして再び、会議が招集されることに。

     これでは、なんのための会議だったのかわからなくなってしまいます。

    議事録はプロセスと結論を残すもの


     会議ではホワイトボードがよく使われます。そして会議を円滑に進行させるためにはファシリテータという役割が重要です。

     議題に対立する参加者がいてもファシリテータが中立な立場において、議論をうまく活性化させて結論に導いていきます。

     これらの過程を記録し、結論に対し参加者の合意をとるのがファシリテータの役目。

     そして会議終了後にホワイトボードに記録されたものこそ、議事録なんです。

     その文字がパソコンで印刷されたきれいな文字である必要は全くありません。イラストが多少ヘタであっても問題なし。

     先に紹介したような後出しジャンケンのような事態にならないよう、その場で結論に合意を取ることがポイントです。

    「こちらの結論、およびアクションプランに合意いただけますか?」

     この質問に参加者が合意してくれたところで、会議は次のステップに進むこととなります。

     最近ではホワイトボードに印刷機能がついたり、PDFファイルに保存する機能があったりします。

     これらがなければデジカメでパシャっと撮影すればOK.

     会議終了後、すぐに議事録を配信しましょう。それが翌日に持ち越されることは極力さけたいです。

     日産の「驚異の会議」では、デジカメをつかって議事録を配信しているそうです。

     このような取り組みのおかげで、「U字管現象」を避けることが可能です。

     会議の効率化するためには、結論に合意を取ること、そのプロセスを残すこと。そしてすぐに議事録を配信することが重要です。

  • Scheme372:議事録が議事録であるためには、プロセスと合意された結論を残すこと、そして配信スピードを重視すること。
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