ノーツを使いこなしたい!

 手帳をうまく使いこなすってことは、同時に現在当たり前のように使っているメールやスケジュール管理機能をもっているノーツも使いこなさないと価値が出てきません。実は私はこのノーツの機能を全然使えていないんです。文句を言うわけじゃないんですけど、普通ソフトってGUIからマニュアルがなくとも普通使えると思うんですが、ノーツはGUIが複雑で、見たところで理解できません。それが障壁となって、メールと会議通知くらいしか活用できていませんでした。そこでこんな本を入手してみました。

Notes/Domino 6ビギナーズガイドNotes/Domino 6ビギナーズガイド
(2003/05)
北浦 訓行吉田 究

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 現在使っているバージョンは6.0です。最新は7.0のようですが、「グループ・ウェア」という言葉が注目されて、いろんなノーツ関連の書籍がたくさん出ていたのは実は4.5の時代がピークだったようです。6.0に関連した書籍を探しましたが、ほとんど出てきません。ちょっとショック。これはどういう現象なのでしょうか。グループ・ウェアが浸透したということなのでしょうか。(いや、もはや廃れていく傾向なのか??)

 さて、社内でノーツを使いこなしているひとを探そうと試みたんですが、これが全然いないことに驚き。周りのひともわたしと同じ「メール、会議通知、カレンダー」くらい。これまたショック。誰かお手本を見せてください!

 というわけで、徐々に新機能を試して行きたいと思います。また、自分のノーツ使えない病を克服していきたいと思います。

今後の使いたい機能
1.グループ・カレンダー

 カレンダー情報を共有し、どこならグループメンバーが全員集まれるのか?などがすぐにわかる機能。(会議の時間調整がより早くなる)
2.タスク
 いわゆるTo Do Listですが、自分のやるべき項目を期限付きで設定。さらに誰かに依頼すればその進捗を刈り取ることができます。
3.WEBブラウザとの統合
 ノーツ時代がブラウザ機能を持っています。わざわざIEを利用せずに活用できそう。

今後克服すべき課題
1.メールの整理
 ログインすると、「メールボックスが*Mbyteを超えています。削除してください。」と毎回怒られます。メールの整理ができてないんです。まずはこのメッセージを出させないようにしたい。
2.細かい機能の習得とその普及
 新たな機能を含めて、IT技術の助けを借りて、日々のコミュニケーションを効率よく推進するテクニックを身につける。その結果を普及させる講習会を企画する。

Try12:ノーツのグループ・ウェアとしての価値を見いだす
まずは機能を理解し、実践。効率をあげる使い方を見つける
Task3:現在の課題の克服と高効率な使い方の普及

テーマ: 自己啓発 | ジャンル: ビジネス

会議を開かずに仕事が進むか?

 読書で良書に出会ったときの感動は気持ちいいですよね。一方、気分の悪くなる本の出会いというのも当然出てきます。今までは、評判の良さをツテにいろいろ本を読んできたので、あまり気分の悪くなる本には出会ったことがありませんでした。
 先日読んだ勝間さんの本の影響を受け、3点観測を目的に、会議術に否定的な本を読んでみました。強烈なタイトルです。会議をいかに効率よく勧めるかを勉強中の私にとって、挑戦的なタイトルです。どんな手法なのか興味津々でした。

会議なんてやめちまえ!-ひとつの会議も開かずに仕事を進める方法会議なんてやめちまえ!-ひとつの会議も開かずに仕事を進める方法
(2003/07/18)
スコット・スネア

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 本書の言いたいことは

マンツーマンでの情報共有、業務指示が非常に有効

であるということにつきるようです。これは私も同感です。
 そして、会議がいかに生産性のないものかをいろんな例やいろんなキャラクターをあげて、説明しています。ここはおもしろい内容でした。10名のキャラクターを紹介していますが、いるいるこんなヤツと。
 ただ、疑問に思うのは、こういう会議の生産性を下げるキャラクター達をいかにベクトルを合わせて、効率的な会議を実施するかが重要と思います。本書ではいかに会議が生産性がなく、無意味なものかを繰り返しますが、それはあくまで

「10名のキャラクター達を動機づけできない、リーダーなき会議」に限ったもの

です。
 さらに、わたしを不快に感じさせるのは「例外もある」という説明。有効な会議もあると説く。そういえば本書が推奨しているマンツーマンでの管理も出席者が2名の会議だと思います。つまり、

フレームワークが構築されていない

んですよね。目次のタイトルにも、言いたいことを考慮するとそのタイトルじゃないんじゃないか?という疑問も多々でてきました。
 極めつけは、最後の章でどうしても会議を避けられなかった場合の効率よく会議を推進する方法が紹介されています。あれ?この本のタイトルはなんだっけ??

 本書を簡潔にまとめると、サブタイトルにある

「ひとつの会議も開かずに仕事を進める方法」

とは

「マンツーマンの会議をうまく活用し、必要最小限の会議については効率良く仕事を進める」

ということ。つまりは会議を開かずに業務は進まないということですね。(タイトルとは正反対のまとめですみません。)マンツーマンでの情報共有の重要性についてはこちらの本でも紹介がありました。「歩き回りコミュニケーション」と呼んでいます。私はこれを実施しています。

Try11:歩き回りコミュニケーションにより情報共有を行う
ひとつの会議も開かずに仕事は進まない。マンツーマン会議、必要最小限の会議を活用し、会議の生産性向上をめざそう!

テーマ: 自己啓発 | ジャンル: ビジネス